Avec une décennie d'expérience, YoPlanning offre un ensemble complet d'outils pour gérer votre entreprise, quelle que soit sa taille. YoPlanning fournit un agenda en ligne collaboratif pour gérer votre emploi du temps de façon collaborative et partager un peu à la manière de Google agenda, mais dédié à votre métier, vous pouvez partager les ressources humaines et les ressources matérielles, des algorithmes puissants et automatisé, calculent en permanence votre véritable disponibilité dans les différentes activités.

Yoplanning est un véritable assistant au quotidien que vous pouvez considérer comme votre secrétaire privée.

Avec YoPlanning, vous pouvez proposer différentes méthodes de paiement en ligne sécurisées, créer des liens de paiement, gérer les avis de recouvrement et effectuer des remboursements. Il vous permet également d'accepter les paiements en ligne 24/7.

YoPlanning s'intègre à votre site web, vous permettant de personnaliser le design, de générer des bons cadeaux et d'ajouter des formulaires pour recueillir les informations nécessaires. Il propose également des modules supplémentaires pour gérer les finances de votre entreprise, dont un module de facturation et de comptabilité et un module de gestion des frais.

Pour les développeurs, YoPlanning propose une API REST pour divers cas d'utilisation, tels que l'alimentation d'un CRM, la synchronisation de votre système avec YoPlanning, la gestion de l'ajout d'activités, la récupération de données statistiques et la vente d'activités en ligne sur votre site web.

YoPlanning s'engage à vous aider à réussir votre transition numérique, en proposant une assistance au démarrage, un support et un forum communautaire.

Il propose également un essai gratuit pour que vous puissiez explorer tous ses outils et services.

Cette documentation vous guidera à travers les fonctionnalités de YoPlanning, vous aidant à tirer le meilleur parti de ce puissant logiciel de réservation en ligne. Que vous soyez un travailleur indépendant, une petite équipe ou une grande entreprise, YoPlanning dispose des outils pour vous aider à gérer et à développer votre entreprise.

Aperçu

YoPlanning est un logiciel de réservation en ligne pour les fournisseurs d'activités et de loisirs. Il offre des fonctionnalités de gestion de planning, d'acceptation de paiements, et d'intégration avec Google Calendar et votre site web. De plus, il propose des modules pour la gestion financière et une API REST pour l'automatisation des processus.

Quick links

Yoplanning est un logiciel collaboratif conçu pour faciliter la gestion et la coordination des équipes au sein d'une organisation. Il est structuré autour de plusieurs niveaux de collaboration, permettant une flexibilité et une adaptabilité à diverses structures organisationnelles.

1. La TEAM : La TEAM représente l'entité juridique, qu'il s'agisse d'une entreprise, d'une association ou d'un travailleur indépendant. C'est l'unité de base dans Yoplanning.

2. Les Staffs : Les Staffs sont les membres de la TEAM. Ils peuvent avoir diverses fonctions, allant des rôles opérationnels et d'encadrement aux activités administratives, comptables ou de vente. Chaque TEAM peut inviter autant de Staffs qu'elle le souhaite, et chaque Staff peut être membre de plusieurs TEAMs si nécessaire.

3. Les produits : Yoplanning permet également le partage de produits entre les TEAMs. Cette fonctionnalité, appelée "revendeurs", permet à une TEAM de vendre des produits qui sont organisés et gérés par une autre TEAM. Cela favorise la collaboration et l'interdépendance entre les différentes TEAMs.

Pour aller plus loin...

1. Sessions : Pour chaque produit, des sessions sont créées. Ces sessions peuvent avoir leurs propres caractéristiques, comme les horaires, le tarif, le nombre de places disponibles, et les options qui s'y rapportent. Le produit vous sert de modèle en quelque sorte.

2. Groupe de Sessions : Les sessions peuvent être regroupées en groupes de sessions, qui représentent, par exemple, un stage qui a lieu sur plusieurs jours.

3. Participants : Ce sont les individus qui se sont inscrits aux sessions. Chaque inscription peut être liée à une commande.

4. Commande : Chaque inscription peut être liée à une commande. Une commande peut avoir plusieurs inscriptions, elle regroupe toutes les inscriptions pour une même famille par exemple. Elle désigne aussi un client référent qui est le responsable de la commande et éventuellement le payeur. Plusieurs commandes peuvent être fusionnées entre elles.

5. Paiement : aussi, nommé dans l'application "Transaction", Ce sont les paiements associés à chaque commande. Ils représentent la transaction financière effectuée pour une commande. Il peut y avoir plusieurs paiements pour une seule commande et on peut définir le mode de règlement.

Guide d'Utilisation : Conseils sur les Procédures d'Utilisation du Support de Yoplanning

Introduction à la Fonctionnalité

Ce guide vise à fournir des conseils efficaces pour utiliser le support de Yoplanning, qui est exclusivement disponible par e-mail. En cas de besoin, vous avez également la possibilité de prendre rendez-vous pour une visioconférence.

Accès au Support

EMAIL : support@yoplanning.com

Pour écrire au support de Yoplanning :

1. Utilisez votre e-mail de connexion : Lorsque vous contactez le support, assurez-vous d'utiliser l'adresse e-mail associée à votre compte Yoplanning.

2. Indiquez des références précises : Lors de votre prise de contact, mentionnez des informations claires telles que l'identifiant de la commande (REF), l'e-mail d'un membre du staff ou d'un client. Le support a accès à votre compte et pourra ainsi localiser rapidement votre demande.

3. Évitez les captures d'écran : Les captures d'écran ne sont généralement pas nécessaires et n'apportent pas d'informations supplémentaires pertinentes.

4. Utilisez des vidéos pour les problèmes complexes : Si votre problème est difficile à expliquer par écrit, vous pouvez filmer votre écran et décrire oralement votre problème. Utilisez Loom pour cela. Il existe une version gratuite que vous pouvez utiliser sur votre ordinateur.

Conseils d'Utilisation et Bonnes Pratiques

• Soyez précis dans votre demande : Donnez des détails spécifiques pour aider le support à comprendre rapidement votre problème.

• Relancez si nécessaire : Si vous n'avez pas reçu de réponse sous 48 heures, n'hésitez pas à relancer le support. Ils s'efforcent d'être réactifs, mais des oublis ou erreurs peuvent survenir.

Résolution des Problèmes Courants

• Pas de réponse du support : Si vous n'avez pas reçu de réponse après 48 heures, envoyez un e-mail de relance pour attirer l'attention sur votre demande.

• Problèmes de communication : Assurez-vous que l'adresse e-mail utilisée pour contacter le support est la même que celle de votre compte Yoplanning. Cela évite toute confusion ou retard dans la prise en charge de votre demande.

Deux types de RDV possible

RDV support, formation, utilisation de Yoplanning. Si vous avez un problème technique quelconque que vous n'arrivez pas à résoudre via nos échanges par email ou par chat, prenez rendez-vous au lien ci-dessous.

Cliquez ICI pour prendre RDV avec TARA.

Rendez-vous partenaire (API) ou comptabilité. Vous voulez des précisions sur le fonctionnement comptable ? Vous êtes un cabinet comptable, vous êtes un partenaire, vous cherchez des informations techniques concernant les API, le support vous a demandé de prendre un rendez-vous au support technique niveau 2. Dans tous ces cas, vous pouvez prendre un rendez-vous au lien ci-dessous.

Cliquez ici pour prendre RDV avec David

Introduction

La modification d’une commande sur Yoplanning.pro vous permet d’ajuster certains éléments pour mieux répondre aux besoins de votre gestion. Que ce soit pour changer un client, un revendeur, ajouter une note interne ou modifier le contenu d’une commande, ce guide vous expliquera pas à pas comment procéder.

Grâce au mode édition, vous pourrez effectuer ces ajustements tout en garantissant la cohérence et la traçabilité des informations de la commande. Il s’active automatiquement dès que vous ouvrez une commande pour la modifier. Ce tutoriel vous guidera à travers les différentes options disponibles pour assurer une gestion fluide et précise des réservations et transactions.

Accéder à une commande

Pour accéder à une commande, aller dans "commandes" dans le menu de gauche et cliquez simplement sur "Voir" sur la commande concernée dans la liste. Vous pouvez aussi y accéder à partir du bouton "Payé" si la commande est payée dans une session à côté du nom du participant.

Informations générales de la commande

Une fois dans la commande, vous verrez des informations générales sur celle-ci, ainsi que son contenu. Pour apporter des modifications, il faut passer en mode édition.

Le mode édition

Quand la commande est ouverte, dans le bouton 3 petits points en haut à droite, cliquer sur "éditer". Dedans, vous pouvez :

1. Modifier le client : Le détail de cette opération sera couvert dans une vidéo ultérieure.

2. Modifier le revendeur : Le détail de cette opération sera couvert dans une vidéo ultérieure.

3. Ajouter une note interne : Comme son nom l'indique, cette note est uniquement destinée aux personnes qui administrent Yoplanning. Elle peut être utilisée pour ajouter des observations sur une commande spécifique.

Modification du contenu de la commande

Quand vous êtes dans votre commande, vous pouvez également modifier le contenu. Il est important de noter que vous ne pouvez pas modifier les libellés des articles, mais vous pouvez supprimer des éléments. Par exemple, si une commande inclut une prestation avec des options, vous pouvez supprimer l'ensemble de la prestation ou simplement certaines options.

Mention dans la facture

Enfin, vous pouvez ajouter une mention sur la facture. Cette mention sera visible par le client sur la facture PDF. Cela est différent de la note interne, qui n'apparaît pas sur la facture.

Planning Graphique

Yoplanning est un logiciel full web qui met l'accent sur la fonctionnalité de planning graphique. Cette fonctionnalité se distingue de celle d'un agenda classique par sa flexibilité et sa capacité à s'adapter à des équipes de différentes tailles et à des besoins spécifiques.

Dans un agenda, les événements sont généralement organisés de manière linéaire, avec des créneaux horaires fixes pour une seule personne. Cela peut être limitant lorsque vous devez gérer une équipe large et de nombreuses activités complexes avec des événements partagés.

Le planning graphique de Yoplanning, en revanche, offre une vue plus dynamique et interactive. Vous pouvez afficher l'ensemble de votre équipe ou seulement une partie, sur des périodes allant d'un jour à sept jours. Les activités peuvent être facilement glissées et déposées sur le planning, affectées à différents encadrants, ou modifiées en termes de dates et d'horaires.

Cette approche graphique rend le planning plus visuel et intuitif, facilitant ainsi la gestion des tâches et la coordination des équipes. De plus, le planning est entièrement paramétrable, vous permettant de l'adapter précisément à la taille de votre équipe et à vos besoins spécifiques.

En somme, la fonctionnalité de planning graphique de Yoplanning offre une solution flexible et personnalisable pour la gestion de votre temps et de vos ressources, rendant votre travail quotidien plus efficace et organisé.

Planning des Staffs

Yoplanning offre une fonctionnalité dédiée au "Planning des Staffs". Cette fonctionnalité est conçue pour faciliter la gestion des collaborateurs qui travaillent en étroite collaboration avec votre Team, qu'ils soient moniteurs, guides, pilotes ou qu'ils aient un rôle administratif ou technique.

Chaque membre du staff a son propre accès à Yoplanning, avec une connexion unique. Cela lui permet de centraliser toutes les activités en provenance de plusieurs Teams différentes. Il peut ainsi visualiser son planning personnel, ce qui est particulièrement utile dans le cadre des droits d'accès minimum.

En effet, Yoplanning permet de définir des droits d'accès spécifiques pour chaque utilisateur. Pour plus d'informations sur la gestion des droits, nous vous invitons à consulter l'article spécifique sur ce sujet.

En plus de la visualisation du planning, chaque membre du staff peut également utiliser les applications mobiles dédiées. Ces applications permettent de consulter à tout moment les activités programmées, ainsi que la liste des participants inscrits.

Cette fonctionnalité de "Planning des Staffs" offre donc une solution complète pour la gestion des collaborateurs, en leur fournissant les outils nécessaires pour suivre leurs activités et coordonner leur travail avec le reste de la Team.

Gestion des droits

Yoplanning propose une fonctionnalité essentielle : la "Gestion des droits". Cette fonctionnalité vous permet de contrôler précisément ce que chaque membre de votre Team peut voir et faire au sein du logiciel.

Lorsque vous invitez un nouveau membre dans votre Team, vous pouvez lui attribuer des droits spécifiques. Ces droits déterminent la manière dont le membre du staff visualise le planning, et en particulier le planning d'autres membres de la Team.

Par défaut, lorsqu'un nouveau membre est invité, il n'a accès qu'au strict minimum et aucune information sensible n'est visible. Cela garantit la confidentialité des informations de votre Team tout en permettant au nouveau membre de commencer à travailler.

La flexibilité de la gestion des droits de Yoplanning vous permet d'ajouter ou de retirer des droits à n'importe quel moment, d'un simple clic. Cela vous donne un contrôle total sur l'accès aux informations et aux fonctionnalités de votre planning, vous permettant d'adapter les droits d'accès en fonction des rôles et des responsabilités au sein de votre Team.

En somme, la fonctionnalité de gestion des droits de Yoplanning offre une solution efficace pour maintenir la sécurité et la confidentialité de votre planning tout en assurant une collaboration efficace à l'intérieur de votre Team.

Vente en ligne

Yoplanning propose une fonctionnalité clé : la "Vente en ligne". Cette fonctionnalité est spécialement conçue pour faciliter la gestion multicanal de vos activités (pour plus d'informations, consultez l'article spécifique sur le multicanal).

La vente en ligne dans Yoplanning ne se limite pas à la simple réservation en ligne par vos clients via leur carte bleue sur votre site internet. Elle englobe une gamme beaucoup plus large de fonctionnalités. Par exemple, elle offre des outils à vos partenaires pour effectuer des réservations, ainsi que des moyens simples pour que n'importe quel membre de votre Team puisse faire des réservations directement depuis son téléphone.

Tout dans Yoplanning est organisé autour de la vente en ligne, quelle que soit la complexité de votre activité. Le planning est conçu pour organiser l'information de manière à faciliter la mise en vente en ligne directement sur votre site internet, grâce à notre module de réservation.

Ce module s'intègre directement dans votre site internet, offrant une expérience de vente en ligne fluide et intuitive. Son design a été soigneusement étudié pour faciliter la vente de vos activités, en incluant toutes les fonctions spécifiques à votre métier.

En somme, la fonctionnalité de vente en ligne de Yoplanning offre une solution complète pour la gestion des réservations et des ventes, en facilitant la collaboration avec vos partenaires, en permettant à votre Team de faire des réservations facilement et en offrant à vos clients une expérience de réservation en ligne simple et efficace.

Channel manager

Yoplanning propose une fonctionnalité innovante : le "Channel Manager". Cette fonctionnalité est conçue pour optimiser la gestion multicanal de vos activités.

Le Channel Manager vous permet de créer des revendeurs qui peuvent vendre vos activités, soit via leur propre site internet, soit directement à leurs clients au comptoir. Ces ventes sont directement et automatiquement synchronisées avec votre planning. Les revendeurs ne voient pas l'intégralité de votre planning, mais uniquement ce que vous avez décidé de leur montrer.

En outre, Yoplanning est déjà connecté à de nombreux systèmes d'offices du tourisme et à des acteurs nationaux et internationaux de la distribution d'activités. Cela signifie que vous pouvez étendre votre portée et augmenter vos ventes en exploitant ces connexions existantes.

Le Channel Manager est un outil qui facilite la vente sur de nombreux canaux, qu'ils soient nationaux ou locaux, en centralisant automatiquement la disponibilité de vos activités. Cela signifie que vous pouvez gérer toutes vos ventes à partir d'un seul endroit, ce qui simplifie grandement la gestion de vos activités.

C'est un outil de vente puissant qui vous aidera à développer votre réseau local en fournissant un outil moderne et efficace. En plus d'améliorer votre professionnalisme, le Channel Manager améliorera également votre image auprès de vos partenaires.

En somme, la fonctionnalité de Channel Manager de Yoplanning offre une solution complète pour la gestion multicanal de vos activités, en facilitant la collaboration avec vos revendeurs, en simplifiant la gestion de vos ventes, et en vous connectant à un réseau plus large de distributeurs d'activités.

Caisse agréée

Yoplanning propose une fonctionnalité essentielle pour les entreprises basées en France : une "Caisse Agréée". Cette fonctionnalité est intégrée directement dans l'application pour faciliter la gestion quotidienne de vos transactions financières.

La caisse de Yoplanning est agréée par l'administration française, ce qui signifie qu'elle respecte toutes les normes et réglementations en vigueur. Vous pouvez télécharger l'attestation d'agrément directement sur notre site.

Quelle que soit votre nationalité, la gestion quotidienne de la caisse et le contrôle des encaissements en fin de journée sont essentiels pour éviter les erreurs et maintenir une comptabilité bien tenue et irréprochable. Yoplanning vous aide à créer des procédures efficaces pour contrôler votre caisse et suivre les paiements de vos clients.

En somme, la fonctionnalité de Caisse Agréée de Yoplanning offre une solution complète pour la gestion de vos transactions financières, en vous fournissant les outils nécessaires pour maintenir une comptabilité précise et conforme aux réglementations.

Gestion activité de type privé

Yoplanning propose une fonctionnalité avancée pour la "Gestion d'activités de type privé". Cette fonctionnalité utilise des algorithmes intelligents pour calculer en temps réel la disponibilité de vos activités, y compris celles qui nécessitent une planification à l'avance et qui disposent de ressources limitées.

Nos algorithmes sont capables de calculer la disponibilité de votre team et de la croiser avec vos stocks de matériel, si nécessaire. C'est Yoplanning qui ouvrira et fermera automatiquement les ventes en fonction de ce que les membres du staff ont sur le planning. Cela signifie que vous n'aurez plus besoin de passer des coups de téléphone à tout le monde pour organiser votre planning.

En somme, la fonctionnalité de Gestion d'activités de type privé de Yoplanning offre une solution complète pour la gestion de vos activités privées, en vous fournissant les outils nécessaires pour maintenir une planification précise et efficace. Cela vous permet de gagner du temps et d'éviter les erreurs, tout en assurant une meilleure organisation de vos activités.

Dans Yoplanning, nous appelons ça le planning Potentiel.

Gestion des Ressources Matérielles

La gestion des ressources matérielles est une fonctionnalité essentielle de l'application Yoplanning. Elle vous permet de gérer efficacement vos ressources matérielles et de les croiser avec vos ressources humaines pour une organisation optimale.

Stock Limité

Si vous disposez d'un stock limité de matériel nécessaire à une activité, Yoplanning peut vous aider à le gérer efficacement. Par exemple, si vous organisez une activité d'escalade et que vous avez un stock limité de baudriers, Yoplanning vous permet de suivre le nombre de baudriers disponibles et de planifier vos activités en conséquence.

Matériel Commun

Yoplanning est également utile lorsque vous avez du matériel en commun entre plusieurs activités. Par exemple, si vous avez une salle spécifique qui est utilisée par deux ou plusieurs activités différentes, Yoplanning peut gérer la disponibilité de cette salle. Si la salle n'est plus disponible, Yoplanning peut automatiquement ouvrir et fermer les activités correspondantes.

Avantages

La gestion des ressources matérielles avec Yoplanning vous permet de :

• Suivre en temps réel la disponibilité de vos ressources matérielles.

• Planifier efficacement vos activités en fonction de la disponibilité de vos ressources.

• Éviter les conflits de réservation pour les ressources partagées.

• D'avoir des listes de préparation de matériel, général ou par encadrant.

En somme, la fonctionnalité de gestion des ressources matérielles de Yoplanning vous offre une solution complète pour gérer et optimiser vos ressources, vous permettant de vous concentrer sur l'organisation de vos activités.

Suivi des Commandes et des Paiements avec Yoplanning

Le suivi des commandes et des paiements est une autre fonctionnalité clé de l'application Yoplanning. Elle vous offre une gamme d'outils pour suivre l'état des commandes et leur paiement, vous permettant de gérer efficacement vos finances.

Suivi des Paiements

Avec Yoplanning, vous pouvez facilement savoir qui a payé et qui doit encore le montant de la prestation. Cela vous permet de suivre les paiements en temps réel et de vous assurer que toutes les factures sont payées à temps.

Recherche Avancée

Yoplanning offre également une fonctionnalité de recherche avancée avec de nombreux filtres basés sur différents éléments, notamment les dates de commande et les dates de prestation. Cela vous permet de trouver rapidement et facilement les informations dont vous avez besoin.

Procédures Automatisées

Pour vous assurer qu'aucune prestation ne soit oubliée, Yoplanning met à votre disposition des procédures automatisées. Ces procédures garantissent que chaque prestation est correctement facturée et assignée à un membre du Staff d'encadrement.

Avantages

Le suivi des commandes et des paiements avec Yoplanning vous permet de :

• Suivre en temps réel l'état des commandes et des paiements.

• Rechercher facilement des informations spécifiques grâce à des filtres avancés.

• Assurer que toutes les prestations sont correctement facturées et assignées.

• Optimiser la gestion de vos finances et de votre personnel.

En résumé, la fonctionnalité de suivi des commandes et des paiements de Yoplanning vous offre une solution complète pour gérer vos finances et vos commandes, vous permettant de vous concentrer sur l'organisation de vos activités.

Paiement en Ligne Intégré avec Yoplanning

La fonctionnalité de paiement en ligne intégré est un élément clé de l'application Yoplanning. Elle vous permet de gérer facilement les transactions financières directement depuis votre application.

Intégration avec Divers Fournisseurs de Paiement

Yoplanning vous permet non seulement de créer un compte Stripe en seulement quelques minutes, mais aussi, sur demande, d'intégrer d'autres fournisseurs de paiement tels que PayPal, Postfinance, Adyen et Payline. Cela vous offre une flexibilité maximale pour choisir le fournisseur de paiement qui répond le mieux à vos besoins et à ceux de vos clients.

Module de Réservation

Une fois votre fournisseur de paiement configuré, vous pouvez utiliser Yoplanning pour faire payer vos clients de manière simple et sécurisée. Vous pouvez créer un lien de paiement que vos clients recevront par e-mail, et connecter votre fournisseur de paiement à votre module de réservation que vous pouvez installer sur votre site Internet. Cela signifie que vos clients peuvent réserver et payer pour vos services en un seul endroit, rendant le processus de réservation plus fluide et plus pratique.

Réconciliation Automatique

Avec Yoplanning, la réconciliation financière est automatique. Cela signifie que les paiements sont automatiquement attribués aux factures auxquelles ils sont destinés, assurant ainsi une gestion précise et efficace de vos finances et de votre suivie des encaissements.

Remboursements Intégrés

Yoplanning intègre également une fonctionnalité de remboursement. Si un client a besoin d'être remboursé, vous pouvez gérer le remboursement directement depuis Yoplanning, ce qui simplifie le processus de remboursement.

Avantages

Le paiement en ligne intégré avec Yoplanning vous permet de :

• Gérer facilement les transactions financières directement depuis votre application.

• Offrir à vos clients un processus de paiement simple et sécurisé avec le fournisseur de leur choix.

• Suivre automatiquement toutes les transactions financières.

• Gérer les remboursements de manière simple et efficace.

En résumé, la fonctionnalité de paiement en ligne intégré de Yoplanning vous offre une solution complète pour gérer vos transactions financières, vous permettant de vous concentrer sur l'offre de services de qualité à vos clients.

Prendre une réservation

Avec Yoplanning, prendre une réservation est un jeu d'enfant. Que vous soyez seul ou en équipe, notre agenda collaboratif en ligne vous permet d'organiser votre activité en toute simplicité. Vous pouvez même synchroniser Yoplanning avec Google Calendar pour une gestion optimale de votre emploi du temps.

Gérer les commandes

Yoplanning vous offre la possibilité de gérer vos commandes de manière efficace. Grâce à notre module de paiement en ligne, vous pouvez proposer différents modes de paiement sécurisés à vos clients. Vous pouvez également créer des liens de paiement, demander un acompte, gérer les relances et effectuer des remboursements.

Les encaissements

Avec Yoplanning, les encaissements sont simplifiés. Notre logiciel vous permet d'accepter les paiements en ligne 24h/24, 7j/7. De plus, grâce à notre module de facturation et de comptabilité, vous pouvez générer des factures simplifiées basées sur les réservations de votre agenda et adaptées aux besoins de votre entreprise.

Yoplanning est plus qu'un simple logiciel de réservation en ligne. C'est un outil complet qui vous aide à optimiser la gestion de votre entreprise. Que vous soyez un indépendant ou une équipe de 500 personnes, Yoplanning est la solution qu'il vous faut pour planifier et vendre vos activités en ligne.

Pour plus d'informations, n'hésitez pas à visiter notre site web : Yoplanning ou à demander une démonstration.

Les questions de comptabilité française

Pour les Teams qui ont le module de comptabilité, article dédié aux bonnes pratiques et méthodes de saisies.

Communication client

Comment utiliser le planning pour envoyer des e-mails ou des SMS à vos clients.

Communication interne

Communiquer avec votre équipe en interne directement depuis Yoplanning.

Les filtres d'affichage du planning

Utilisez les filtres pour afficher les données sur le planning qui vous concerne, afin de vous simplifier la lecture.

Question de Statistiques

Questions fréquentes

1. Comment synchroniser Yoplanning avec Google Calendar ?

2. Comment gérer les relances de paiement avec Yoplanning ?

3. Comment générer des factures avec le module de comptabilité de Yoplanning ?

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez d'autres questions ou besoin d'assistance. Notre équipe est à votre disposition pour vous aider à optimiser votre utilisation de Yoplanning.

Introduction

Dans Yoplanning.pro, vous avez la possibilité de supprimer complètement une commande, mais il est crucial de comprendre les implications de cette action. Cet article vous explique comment procéder et quels sont les effets de la suppression.

Suppression totale d'une commande

Pour supprimer totalement une commande, rendez-vous dans le menu représenté par trois petits points en haut à droite de la page de la commande et choisissez "Supprimer la commande". Cela supprimera la commande ainsi que tout son contenu. Soyez vigilant lors de cette opération, car cette action est irréversible.

Suppression partielle dans la commande.

Pour supprimer partiellement une commande, rendez-vous dans le menu représenté par trois petits points en haut à droite de la page de la commande et choisissez "Editer". Une fois la commande en mode édition, trouver la ligne qui vous intéresse et cliquer sur la petite croix rouge pour supprimer ce que vous voulez.

Suppression et préservation des participants

Cependant, même après la suppression d'une commande totale ou partielle, les clients associés à cette commande ne sont pas supprimés des sessions auxquelles ils sont inscrits. Ils resteront présents jusqu'à ce que vous décidiez de les retirer.

Il se peut que vous souhaitiez modifier ou supprimer une commande sans pour autant supprimer les participants des prestations auxquelles ils sont inscrits. Dans ce cas, vous n'avez pas à vous inquiéter : la suppression de la commande n'affecte pas la présence des participants dans les sessions.

Suppression totale : commande et participation aux sessions

Si vous souhaitez supprimer à la fois la commande et la participation d'un participant à une session, nous vous recommandons de passer par le menu des sessions. En procédant ainsi, vous pourrez supprimer simultanément la participation du participant à l'activité et la commande correspondante.

Conclusion

Rappelez-vous, simplement que modifier, supprimer toute ou partie d'une commande, ne modifie jamais les sessions sur le terrain. Si vous souhaitez enlever vos clients d'une activité, il faut le faire à partir des sessions : Gérer les réservations

Il est essentiel de comprendre que la suppression d'une commande est une action définitive et irréversible. Avant de supprimer une commande, assurez-vous d'avoir bien compris les implications et de vouloir supprimer tous les éléments associés à la commande. Si vous avez des doutes, il est toujours préférable de prendre un moment pour réfléchir ou de demander conseil.

Introduction

La gestion des commandes est une étape essentielle pour assurer un suivi efficace des réservations et des transactions sur Yoplanning.pro. Que ce soit pour consulter une commande, la modifier ou suivre son statut, cet outil vous permet de gérer facilement toutes les opérations liées à vos ventes.

Accéder aux commandes

Pour accéder à la fenêtre de gestion des commandes, allez simplement dans le menu "Vente", puis "Commandes". Vous verrez la liste de toutes les commandes qui ont été passées, qu'elles proviennent d'un widget ou saisies manuellement dans Yoplanning.

Recherche de commandes

Yoplanning.pro dispose d'un puissant système de recherche multicritères. Vous pouvez chercher une commande par le nom du client ou du participant. Vous pouvez également effectuer une recherche par date pour limiter les résultats.

Une autre option est de rechercher par date de session, c'est-à-dire la date des activités incluses dans la commande. Cette fonctionnalité peut être utile pour rechercher des activités pour une période spécifique, ou pour traiter une série de commandes relatives à une semaine précise.

Les différents statuts de commandes

Une commande peut avoir l'un des trois statuts suivants :

1. Devis : Lorsqu'aucun paiement n'a encore été effectué, la commande est considérée comme un devis.

2. Facture Provisoire : Dès qu'un paiement est enregistré pour la commande, une facture provisoire est créée. Cette facture n'est pas définitive car des modifications peuvent être apportées avant la réalisation de la prestation.

3. Facture Définitive : Une fois la prestation réalisée et que toutes les modifications ont été faites, la facture est validée et devient définitive. À ce stade, les informations ne sont plus modifiables.

Conclusion

Grâce à son système de recherche avancé et aux différents statuts de commande, vous pouvez facilement organiser et modifier vos ventes en fonction de vos besoins.

Que ce soit pour consulter une commande, ajuster un paiement ou finaliser une facture, cet outil vous permet de gérer chaque étape avec précision et flexibilité.

Voilà pour cette présentation générale de la gestion des commandes sur Yoplanning.pro. Les articles suivants aborderont des aspects plus avancés de cette fonctionnalité afin de vous aider à optimiser encore davantage votre gestion quotidienne.

Introduction

La gestion des crédits clients sur Yoplanning.pro vous permet d’offrir une flexibilité accrue à vos clients en conservant un montant disponible pour une utilisation future. Que ce soit pour gérer un trop-perçu, un report d’activité ou un paiement anticipé, cette fonctionnalité assure une gestion fluide des transactions tout en garantissant une traçabilité comptable.

A quoi sert un crédit client ?

Un crédit client représente une somme d'argent payée par un client, mais non encore utilisée pour une prestation. Il peut s'agir d'un crédit purement comptable ou d'un forfait d'activités prépayées utilisable via le module de réservation. Le crédit permet de conserver la somme à disposition du client pour une utilisation future.

Quand utiliser un crédit client ?

Le crédit client est utile dans des situations imprévues comme :

• Une activité annulée (ex. : météo défavorable) où le client ne peut pas reprogrammer immédiatement.

• Des paiements anticipés à allouer plus tard à une prestation.

Etapes pour créer un crédit client

1. Accéder à une commande

• Si une commande existe déjà, ouvrez-la depuis la liste des commandes.

• Si aucune commande n'existe, créez en une nouvelle via le menu à trois petits points.

2. Ajouter le crédit

• Une fois dans la commande, cliquez sur le bouton bleu "+ Vendre en bon".

• Sélectionnez "Crédit client".

3. Configurer le crédit

• Par défaut, le bénéficiaire est celui de la commande originale. Modifiez le si nécessaire.

• Indiquez le montant du crédit à attribuer.

• Sauvegardez les informations pour finaliser la création.

Notes: Les crédits clients n’ont pas de date d’expiration et apparaissent dans la liste des bons cadeaux sous le nom du client et avec le montant restant disponible.

Différences entre crédits clients et bons cadeaux

• Crédit client : Montant monétaire utilisable pour tout achat.

• Bon cadeau : Droit de consommation d’une activité, indépendamment de sa valeur.

Bien que visibles dans la même section (liste des bons cadeaux), leurs utilisations sont distinctes. Soyez attentifs à ne pas les confondre.

Consultation des crédits restants

Vous pouvez consulter les crédits non utilisés :

• Dans la liste des bons cadeaux : Le crédit apparaît sous le nom du client avec le montant restant.

Restrictions et fonctionnement général des crédits clients

1. Suppression d’une commande contenant un crédit

• Si vous supprimez une commande ayant généré un crédit client non utilisé, le crédit est également supprimé.

• Si une partie du crédit a été utilisée, il n'est plus possible de supprimer la ligne de commande correspondant à l'achat du crédit. (pour des raisons de cohérence comptable)

2. Suppression d’une commande ayant utilisé un crédit

• Si une commande où un crédit a été partiellement utilisé est supprimée, le crédit client est recrédité du montant utilisé.

Ces règles garantissent une traçabilité précise et évitent des pertes ou des doublons.

Conseils pratiques pour une gestion optimale

• Documentez les modifications : Utilisez les fonctionnalités de l’historique pour suivre les crédits attribués, modifiés ou utilisés.

• Communiquez avec vos clients : Informez les du solde restant et des conditions d’utilisation.

• Vérifiez avant de supprimer : Assurez vous que la suppression d’une commande est justifiée, surtout si elle implique des crédits.

En cas de problème

Si vous rencontrez des difficultés, contactez le support Yoplanning.pro. Notre équipe est à votre disposition pour résoudre les problèmes et vous accompagner dans l’utilisation optimale des crédits clients.

La gestion des crédits dans Yoplanning.pro est un outil puissant pour renforcer la satisfaction client tout en maintenant une organisation rigoureuse de vos activités. Suivez les étapes décrites pour une utilisation simple et efficace.

Introduction

La recherche de commandes sur Yoplanning.pro est un processus simple mais essentiel pour la gestion de vos ventes et réservations. Cet article vous guide à travers les différentes étapes pour effectuer une recherche efficace dans vos commandes.

Les étapes pour effectuer une recherche dans vos commandes sur Yoplanning.pro

1. Choisissez la date de référence : Avant de commencer votre recherche, décidez si vous voulez rechercher par date de commande ou par date des prestations dans la commande. Cette décision influencera les résultats de votre recherche.

2. Sélectionnez l'onglet approprié : En haut de la liste des commandes, vous verrez trois onglets : "Commande", "Article" et "Facture". Par défaut, l'onglet "Commande" est sélectionné. L'onglet "Article" représente les lignes de commande, et l'onglet "Facture" est disponible pour ceux qui ont le module de facturation. Selon le but de votre recherche, orientez-vous sur l'un ou l'autre de ces onglets.

3. Utilisez un filtre de date : Pour affiner votre recherche, il est toujours préférable d'utiliser un filtre de date. Cela vous permettra de limiter les résultats de votre recherche à une période spécifique.

4. Utilisez le bouton "Plus de filtres" : Si vous avez besoin de critères de recherche plus spécifiques, utilisez le bouton "Plus de filtres". Cela affichera tous les filtres disponibles dans Yoplanning, vous permettant de personnaliser davantage votre recherche.

5. Exportez les données de votre recherche : Une fois que vous avez obtenu les résultats de votre recherche, vous pouvez choisir d'exporter ces données pour une utilisation ultérieure. Pour ce faire, utilisez le menu symbolisé par trois petits points en haut à droite et sélectionnez l'option d'exportation.

Conclusion

La recherche dans les commandes sur Yoplanning.pro est un outil puissant pour gérer vos ventes et réservations. En suivant ces étapes, vous pourrez trouver rapidement et efficacement les informations dont vous avez besoin. N'oubliez pas d'utiliser les filtres et les options d'exportation pour optimiser votre processus de recherche. Pour gérer vos commandes, veuillez consulter cet article.

Introduction

La fonctionnalité "Personnalisation de l'état des commandes" sur Yoplanning.pro vous permet de créer vos propres étiquettes d'état pour classer et filtrer vos commandes selon vos critères spécifiques. Que vous souhaitiez organiser vos commandes en fonction du statut de traitement, de l'étape de la livraison, ou tout autre critère pertinent pour votre entreprise, cette fonctionnalité vous offre une flexibilité sans précédent.

Étapes pour utiliser la fonctionnalité

1. Créer une liste d’états personnalisés

• Accédez à votre planning.

• Cliquez sur "Administration", puis sélectionnez "Configuration".

• Dans la section "Ventes", cliquez sur "État des commandes".

• Cliquez sur "Créer", entrez le nom du nouvel état, puis enregistrez et répétez cette étape pour chaque état à ajouter.

Remarque : Une commande ne peut avoir qu’un seul état à la fois.

2. Attribuer un état à une commande

• Accédez à la liste des commandes.

• Cliquez sur "Éditer" à côté de la commande concernée.

• Dans le champ "État", sélectionnez l’état souhaité dans la liste déroulante.

• Cliquez sur "Enregistrer" pour valider la modification.

3. Filtrer les commandes par état

• Dans la liste des commandes, cliquez sur "Plus de filtres".

• Sélectionnez l’état sur lequel vous souhaitez filtrer dans la liste déroulante.

• Cliquez sur "Appliquer" pour afficher uniquement les commandes correspondant à cet état.

Conseils d'utilisation et meilleures pratiques

• Utilisez des noms d'états clairs et descriptifs pour faciliter le suivi et la gestion des commandes.

• Revoyez régulièrement votre liste d'états pour vous assurer qu'elle correspond toujours à vos besoins opérationnels.

Problèmes courants et solutions

• Problème : L'état attribué à une commande n'apparaît pas dans la liste des commandes. Solution : Vérifiez que vous avez correctement enregistré l'état de la commande. Actualiser votre page web complétement, surtout si vous venez de créer vos différents états.

• Problème : Le filtre par état n'a pas un libellé exact. Solution : vous pouvez éditer les libellés et les modifier à loisir, cela n'affectera pas les commandes.

En utilisant la fonctionnalité "Personnalisation de l'état des commandes" de Yoplanning.pro, vous pouvez améliorer la gestion de vos commandes et optimiser votre flux de travail. Commencez à personnaliser vos états dès aujourd'hui !

Introduction

La fonctionnalité "Ajouter une session à une commande" sur Yoplanning.pro permet aux utilisateurs d'intégrer a posteriori des prestations dans une commande existante. Que ce soit pour une réservation à la dernière minute, une modification de la demande client ou simplement une mise à jour nécessaire, cette fonctionnalité offre une flexibilité optimale dans la gestion de vos commandes.

Étapes pour ajouter une session à une commande

Accès à la fonctionnalité

1. Connectez-vous à votre compte sur Yoplanning.pro.

2. Munissez-vous a minima du nom et/ou de l'e-mail du client dans lequel vous voulez. Ajouter une prestation

Méthode 1 : Ajouter une session via le panier du module de réservation au comptoir

1. Cherchez la session à laquelle vous voulez ajouter une inscription. Pour ce faire, utilisez la fonction de recherche, la liste des sessions ou naviguez sur votre planning.

2. Clique sur le bouton "voir" ou sur la session au planning.

3. Cliquez sur le bouton "Ajouter au panier" de la session choisie. Attention, le bouton existe seulement si la session est dans le futur.

4. Au moment du paiement, recherchez le nom du client dans le champ dédié.

5. Yoplanning vous proposera alors les commandes en cours associées à ce client. Sélectionnez la commande à laquelle vous souhaitez ajouter la session.

Méthode 2 : Fusionner deux commandes

1. Créez deux inscriptions indépendantes.

2. Allez dans la liste des commandes. Utilisez le filtre, si nécessaire, pour retrouver les deux commandes que vous voulez fusionner (par exemple, vous pouvez filtrer par le nom du client).

3. Sélectionnez les deux commandes que vous souhaitez fusionner.

4. Cliquez sur le bouton "Fusionner" qui vient d'apparaître.

Méthode 3 : Ajouter la saisie dans une commande existante

Voir l'article dédié.

Conseils et bonnes pratiques

• Avant d'ajouter une session à une commande, assurez-vous que vous êtes sur le bon client, attention aux homonymes. C'est pour cette raison qu'il est souvent préférable d'utiliser l'e-mail pour les recherches.

• Prenez le temps de vérifier que vous ajoutez bien la session à la bonne commande pour éviter toute confusion ultérieure. Le client peut en avoir plusieurs.

Problèmes communs et solutions

• Problème : Vous ne trouvez pas la commande que vous voulez modifier. Solution : Utilisez la fonction de recherche et les filtres pour aider à retrouver la commande. Si vous ne la trouvez toujours pas, vérifiez que la commande n'a pas déjà été finalisée ou annulée.

• Problème : L'option de fusion n'apparaît pas après avoir sélectionné deux commandes. Solution : Assurez-vous que les deux commandes appartiennent au même client. Si ce n'est pas le cas, l'option de fusion ne sera pas disponible.

En suivant ces étapes, vous devriez être en mesure d'ajouter une session à une commande sur Yoplanning.pro de manière efficace et sans tracas. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez d'autres questions ou si vous rencontrez d'autres problèmes.

Introduction

Il peut arriver qu’après une vente, vous ayez besoin de modifier le tarif d’une commande sur Yoplanning.pro. Que ce soit pour ajuster un montant, appliquer un prix personnalisé ou corriger une erreur, cette fonctionnalité vous permet d’éditer les prix sans impacter les futures réservations.

Avant d’effectuer une modification, il est toutefois essentiel de vérifier que votre paramétrage tarifaire est bien configuré, car Yoplanning calcule automatiquement le prix juste en fonction des réglages définis. Si ce n’est pas le cas, nous vous recommandons de consulter la documentation sur le paramétrage des tarifs.

Etapes à suivre pour modifier le tarif d'une commande

1. Accédez à la commande : Dans votre interface Yoplanning.pro, naviguez jusqu'à la commande dont vous souhaitez modifier le tarif. Vous pouvez le faire en utilisant la fonction de recherche ou en parcourant votre liste de commandes.

2. Ouvrez le menu d'édition : Une fois que vous avez trouvé et sélectionné la commande, repérez le menu symbolisé par trois petits points en haut à droite. Cliquez dessus pour ouvrir le menu déroulant.

3. Sélectionnez "Editer" : Dans le menu déroulant, choisissez l'option "Editer". Cela ouvrira la page d'édition de la commande.

4. Modifiez le tarif : Dans chaque ligne de commande, vous pouvez modifier le prix en choisissant dans la liste déroulante, "prix personnalisé".

5. Enregistrez vos modifications : Une fois que vous avez modifié le tarif, n'oubliez pas de sauvegarder vos modifications. Vous pouvez généralement le faire en cliquant sur un bouton "Enregistrer" ou "Valider" en bas de la page.

Il est important de noter que le prix de la commande est complètement indépendant du prix indiqué pour la session. Donc, pas d'inquiétude, vous ne changerez pas le tarif des futures réservations.

Voir l'article sur la gestion et l'affichage des remises.

Introduction

Grâce à la fonctionnalité gestion de remises, commandes et facture, toute remise accordée est automatiquement calculée et visible, sans nécessiter d’ajustements manuels. Que ce soit en modifiant un prix directement dans une commande ou en appliquant un tarif réduit, le système gère automatiquement l’affichage des remises et leur répercussion sur les factures. Toutefois, il est essentiel de bien configurer vos prix initiaux pour éviter toute erreur d’affichage.

À quoi sert la fonctionnalité de gestion des remises ?

La fonctionnalité de gestion des remises dans Yoplanning.pro permet d'afficher les remises accordées aux clients sur les devis, commandes et factures. Cela facilite la transparence des transactions et permet aux clients de voir clairement les économies réalisées.

Application de remises dans les devis et commandes

1. Modifier le prix :

   • Prix normal : Le prix normal est le tarif défini initialement pour une session, par exemple, 49 euros indiqué en haut à droite de la session sur Yoplanning.

   • Modification de prix dans la commande : Si vous souhaitez accorder une remise, modifiez directement le prix dans la commande. Par exemple, si vous vendez une session pour 88 euros au lieu de 98 euros, cela génère automatiquement une remise.

2. Affichage des remises :

   • La remise sera calculée en fonction de la différence entre le prix normal (celui défini dans la session) et le prix modifié.

   • Le pourcentage de remises sera indiqué automatiquement si le prix dans la commande est différent du prix normal.

Application de remises dans les factures

1. Facturation : Une fois la commande validée, la remise apparaîtra également sur la facture, en indiquant clairement la remise accordée au client.

2. Aucun besoin de customisation : Inutile de personnaliser manuellement les libellés pour indiquer le pourcentage de remise ; le système le fera automatiquement.

Etapes pour accéder à la fonctionnalité

1. Accéder à la commande

• Ouvrez la liste des commandes et recherchez la commande concernée.

• Vous pouvez également y accéder via le bouton "Payé" situé à droite du nom du participant dans la session concernée.

2. Modifier le tarif dans la commande

• Cliquez sur les trois petits points en haut à droite de la commande.

• Sélectionnez "Éditer" pour passer en mode édition.

• Dans la partie dédiée à la modification des libéllés et des prix, cliquez sur "Prix personnalisé".

• Saisissez le prix remisé, puis enregistrez les modifications.

3. Finaliser la commande et vérifier l'application de la remise

• Finalisez la commande en cliquant sur "Finaliser la commande" dans les trois petits points en haut à droite.

• Allez dans la section "Commandes"

• Rendez-vous ensuite dans l’onglet "Factures", cochez la facture concernée et cliquez sur "Voir".

• Vous serez redirigé vers la facture, où vous pourrez constater que Yoplanning a automatiquement calculé et affiché la remise appliquée.

Conseils d'utilisation et bonnes pratiques

• Consistance des prix : Toujours vérifier que le prix de la session est correct avant de créer une commande. Si le prix de la session est modifié directement, il devient le nouveau prix normal et aucune remise ne sera affichée.

Problèmes courantes et solutions

• Problème: Prix normal mal configuré Solution: Si le prix normal de la session est incorrect, modifiez-le dans la configuration des sessions.

• Problème: Remise non affichée Solutions: Si aucune remise n'est affichée, assurez-vous que le prix dans la commande est bien différent du prix normal de la session.

• Problème: Changement de prix Solution: Évitez de changer fréquemment les prix normaux des sessions sans vérifier les impacts sur les commandes en cours.

Note :

• Le système n'est pas rétroactif. Si après la création de la commande, le prix de la session change, ça ne change pas les informations dans la commande en termes de remise.

• Si vous ne voulez pas qu'une remise apparaisse sur les commandes, il vous faut donc changer le montant des sessions avant de réaliser la commande.

• Seules les remises négatives apparaissent, c'est-à-dire que si dans la commande le montant est plus élevé que dans la session, rien n'est inscrit dans la colonne remise.

Introduction

Si votre client a un crédit ou un forfait prépayé dans son compte sur l'application Yoplanning.pro, vous pouvez l'utiliser pour régler une commande. Dans cet article, nous expliquons comment vous pouvez utiliser le crédit ou le forfait prépayé d'un client directement dans le planning ou depuis le module de réservation.

Utilisation du Crédit dans Yoplanning

1. Créez une commande avec les prestations de manière habituelle.

2. Lorsque vous arrivez à l'étape de paiement, vous verrez sous le bouton "Ajouter un paiement" un lien : "Utiliser un bon".

3. Cliquez sur le lien et renseignez le nom du client qui possède le crédit. Notez que vous pouvez tout à fait utiliser le crédit d'un client différent de celui de la commande.

4. Indiquez le montant souhaité à utiliser du crédit, puis cliquez sur "Sauvegarder". Le montant du crédit du client sera alors déduit pour régler la commande.

Utilisation du Crédit depuis le Module de Réservation

1. Sur le billet du client, vous trouverez un code indiqué en haut à droite. Ce code permet de valider le bon sur votre module de réservation.

2. Dans la dernière étape du panier, au moment du paiement, il y a un champ pour entrer le code du bon.

3. Le client peut alors entrer le code pour utiliser son crédit directement en ligne. Le montant du crédit sera déduit du total de la commande.

En somme, le système de crédit et de forfaits prépayés de Yoplanning.pro offre une grande flexibilité pour la gestion des paiements. Cela permet aux clients d'utiliser leurs crédits ou forfaits prépayés de manière simple et efficace, que ce soit directement dans le planning ou depuis le module de réservation. Si vous rencontrez des problèmes pour utiliser ces fonctionnalités, n'hésitez pas à contacter notre équipe de support pour obtenir de l'aide.

Introduction

La fonctionnalité "Facturer des frais d'annulation" de Yoplanning.pro permet aux utilisateurs de facturer des frais supplémentaires en cas d'annulation par le client. Ces frais peuvent être utilisés pour couvrir les coûts de transaction, les frais administratifs ou tout autre coût associé à l'annulation. Cette fonctionnalité facilite la gestion financière et administrative des annulations de réservation.

Étapes pour facturer des frais d'annulation

Accès à la fonctionnalité

1. Connectez vous à votre compte sur Yoplanning.pro.

2. Avoir, au préalable, créé une ressource "Frais d'annulation"

3. Annuler l'inscription du client en actualisant la commande.

Facturation des frais d'annulation

1. Créez un nouvel article que vous appellerez "Frais d'annulation". Vous pouvez le faire en allant dans "Ressources" et en cliquant sur "Ajouter une ressource". En savoir plus

2. Procédez à l'annulation de la réservation et de la ligne de commande correspondante.

3. Une fois la réservation annulée, allez dans la commande et cliquez sur le bouton "Vendre une ressource".

4. Dans le champ "Ressource", sélectionnez "Frais d'annulation" que vous avez créé précédemment.

5. Indiquez le montant des frais d'annulation que vous souhaitez facturer.

6. Finalisez la commande. Vous aurez alors une commande avec un trop-perçu, correspondant au montant que vous devez rembourser à votre client.

Conseils et bonnes pratiques

• Assurez vous de clairement informer vos clients de la politique d'annulation et des frais associés à l'avance pour éviter toute confusion.

• Il peut être utile de définir un montant standard pour les frais d'annulation pour garantir une cohérence dans la facturation.

Problèmes communs et solutions

• Problème : Vous ne pouvez pas ajouter les frais d'annulation à la commande. Solution : Vérifiez que vous avez correctement créé l'article "Frais d'annulation" dans la section "Ressources". Si l'article est correctement créé et que le problème persiste, contactez le support de Yoplanning.pro pour obtenir de l'aide.

En suivant ces étapes, vous devriez être en mesure de facturer facilement des frais d'annulation sur Yoplanning.pro. Si vous avez d'autres questions ou si vous rencontrez d'autres problèmes, n'hésitez pas à nous contacter.

Introduction

Assurer une bonne communication avec vos clients est essentiel pour une gestion efficace des réservations. Sur Yoplanning.pro, un email de confirmation est automatiquement envoyé aux participants lors de la réservation. Toutefois, vous avez la possibilité de le renvoyer manuellement afin de leur rappeler les détails de leur commande et son état.

Comment renvoyer une confirmation de commande par email ?

Suivez les étapes ci-dessous pour renvoyer une confirmation de commande par email sur Yoplanning.pro :

2. Accédez au menu : Une fois que vous avez ouvert la commande, allez dans le menu symbolisé par trois petits points.

3. Choisissez "Envoyer par email" : Dans le menu, choisissez l'option "Envoyer par email".

4. Entrez l'adresse email : Par défaut, Yoplanning vous propose l'email qui est enregistré dans le client de référence de la commande. Cependant, vous pouvez modifier cet email si nécessaire.

5. Choisissez les éléments à envoyer : Vous pouvez choisir les éléments que vous souhaitez envoyer, comme les différentes pièces jointes. Notez que les éléments par défaut sont paramétrables dans les templates d'email.

Conclusion

Renvoyer une confirmation de commande par email sur Yoplanning.pro est un processus simple mais important pour assurer une bonne communication avec vos clients. En suivant ces étapes, vous pouvez facilement envoyer une confirmation de commande à votre client.

Gérer les commandes sur Yoplanning.pro

Avec Yoplanning, vous pouvez facilement gérer toutes vos commandes en un seul endroit. Que vous ayez besoin de créer une nouvelle commande, de suivre l'état d'une commande existante ou de gérer les paiements, Yoplanning rend le processus simple et intuitif.

Modifier une commande sur Yoplanning.pro

Yoplanning vous permet de modifier facilement une commande existante. Que vous ayez besoin de changer le client principal, d'ajuster un tarif ou d'ajouter une session à une commande, vous pouvez le faire rapidement et facilement avec Yoplanning.

Déterminer le client principal

Avec Yoplanning, vous pouvez facilement déterminer le client principal pour chaque commande. Cela vous permet de garder une trace de qui est responsable de la commande et de faciliter la communication avec le client.

Modifier un tarif

Yoplanning vous permet de modifier facilement les tarifs de vos commandes. Que vous ayez besoin d'appliquer un tarif spécial ou de faire une remise, Yoplanning rend le processus simple et facile.

Gérer les remises sur le devis, commande ou facture

Affichage de la remise et définition du prix standard.

Supprimer tout ou partie d'une commande sur Yoplanning.pro

Si vous avez besoin de supprimer une commande ou une partie d'une commande, Yoplanning vous permet de le faire facilement. Que vous ayez besoin de supprimer une session d'une commande ou la commande entière, Yoplanning vous donne le contrôle dont vous avez besoin.

Faire des recherches de commandes

Yoplanning vous offre la possibilité de rechercher facilement des commandes spécifiques. Que vous ayez besoin de trouver une commande par client, par date ou par statut, Yoplanning rend la recherche rapide et facile.

Renvoyer une confirmation de commande en ligne par email

Si un client a besoin d'une confirmation de commande renvoyée, Yoplanning vous permet de le faire facilement. Vous pouvez renvoyer une confirmation de commande par email directement depuis Yoplanning.

Créer un Crédit pour un client

Yoplanning vous permet de créer un crédit pour un client. Cela peut être utile si un client a besoin d'annuler une réservation ou si vous souhaitez offrir un crédit à un client pour une future réservation.

Utiliser le crédit ou le forfait prépayé d'un client

Yoplanning permet d'utiliser le crédit d'un client pour solder n'importe quelle prestation dans une commande. Vous pouvez l'utiliser sous forme de forfait prépayées ou simplement pour le report d'une activité précédemment, annuler

Ajouter une session dans une commande sur Yoplanning.pro

Avec Yoplanning, vous pouvez facilement ajouter une session à une commande existante. Que vous ayez besoin d'ajouter une session supplémentaire à une commande ou de créer une nouvelle commande avec plusieurs sessions, Yoplanning rend le processus simple et facile.

Vendre un produit non planifié

Yoplanning vous permet également de vendre des produits non planifiés, tels que du matériel, des boissons ou des goodies. Vous pouvez facilement ajouter ces produits à une commande et les facturer en conséquence.

Etat des commandes

Yoplanning vous permet de suivre facilement l'état de vos commandes. Que vous ayez besoin de savoir si une commande a été payée, si elle est en attente ou si elle a été annulée, Yoplanning vous donne toutes les informations dont vous avez besoin.

Facturer des frais d'annulation

Avec Yoplanning, vous pouvez facilement gérer les frais d'annulation et les remboursements aux clients. Que vous ayez besoin d'appliquer des frais d'annulation à une commande ou de traiter un remboursement.

Auto-contrôle et suivi des ventes

Yoplanning vous offre des outils de suivi des ventes et d'auto-contrôle pour vous aider à gérer efficacement votre entreprise. Vous pouvez facilement suivre vos ventes, contrôler vos stocks et gérer vos finances avec Yoplanning.

Grouper des activités sur le devis ou la commande

Yoplanning vous permet de grouper facilement des activités sur un devis ou une commande. Cela peut être utile si vous proposez des packages d'activités ou si vous souhaitez offrir des remises pour des réservations de groupe.

Tarifs spéciaux dans les commandes

Avec Yoplanning, vous pouvez facilement appliquer des tarifs spéciaux à vos commandes. Que vous ayez besoin d'offrir une remise pour une réservation de groupe, un tarif spécial pour une certaine période de l'année ou un tarif promotionnel pour une nouvelle activité, Yoplanning vous donne le contrôle dont vous avez besoin.

Fusionner des Commandes

Permet de regrouper toutes les lignes de commandes de plusieurs commandes dans une seule commande.

Avoir ou Crédit client ou bon d'achat

Distinction entre avoirs, crédits clients et bons d'achat dans Yoplanning.

Introduction à la fonctionnalité

La fonctionnalité "Vendre un produit non planifié" sur Yoplanning.pro vous permet de créer une boutique en ligne intégrée à votre service d'activité planifiée. Vous pouvez l'utiliser pour vendre une gamme variée de produits, allant des biens de consommation tangibles comme des vêtements ou des goodies, à des produits immatériels comme des assurances. Cette fonctionnalité offre également une gestion automatisée du stock pour une expérience de vente en ligne sans tracas.

Les étapes pour utiliser la fonctionnalité

1. Accéder à la fonctionnalité

• Depuis votre planning, cliquez sur le menu "Administration" dans le menu à gauche.

• Accédez à la section "Ressources" dans le sous-menu.

2. Créer un nouveau produit à vendre

• Une fois dans le menu "Ressources", cliquez sur le bouton "ajouter une ressource".

• Renseignez les informations demandées :

  • Nom, description, prix, et gestion du stock.

  • Si vous ne souhaitez pas avoir un stock illimité, laissez ce champ vide.

• Cliquez sur "sauvegarder" pour sauvegarder votre produit. Il sera désormais disponible dans votre boutique en ligne.

Conseils d'utilisation et meilleures pratiques

1. Veillez à fournir une description claire et précise de chaque produit pour aider vos clients à comprendre ce qu'ils achètent.

2. Si vous avez des produits avec des déclinaisons, assurez vous de les configurer correctement pour éviter toute confusion pour vos clients.

3. Gardez une trace de votre stock pour éviter toute rupture de stock.

Problèmes courants et solutions

• Problème : Le produit n'apparaît pas dans la boutique en ligne. Solution : Vérifiez que vous avez activé le matériel dans votre module de réservation (par défaut à la création d'un nouveau matériel, il n'est pas activé).

• Problème : Les clients ne peuvent pas acheter le produit car il est marqué comme étant en rupture de stock. Solution : Vérifiez les informations de stock du produit dans la section "Ressources". Si vous ne souhaitez pas gérer le stock, assurez vous que le champ "stock" est vide.

En utilisant la fonctionnalité "Vendre un produit non planifié" de Yoplanning.pro, vous pouvez élargir votre offre et atteindre un public plus large. Il suffit de quelques clics pour commencer à vendre aujourd'hui !

L'une des clés d'un service réussi est d'assurer que chaque activité est correctement affectée à un membre du personnel. Oublier d'attribuer une activité à un membre de votre équipe peut entraîner des désagréments et des confusions. Heureusement, Yoplanning.pro offre une solution simple pour éviter ce genre de problème. Voici comment procéder :

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur "Session".

2. Dans la liste des sessions, utilisez le filtre de date en haut pour afficher, par exemple, toutes les activités prévues pour demain.

3. Sous le filtre "Staff", cliquez sur "Non assignée".

Cela vous montrera toutes les sessions qui n'ont pas encore été assignées à un membre de votre équipe.

Il est important de vérifier ensuite si un client est inscrit dans chaque session non assignée. Sur la ligne de chaque session, vous verrez un indicateur (un zéro orange) si la session est vide. Si la session n'est pas vide, cela signifie qu'un ou plusieurs clients y sont inscrits. Dans ce cas, vous devrez affecter la session à un membre du personnel pour garantir un service fluide et efficace.

Il est important de faire ce contrôle régulièrement pour éviter d'oublier d'affecter une activité à un membre du personnel. Cela garantit, non seulement, que toutes les activités sont correctement gérées, mais aussi que vos clients reçoivent le niveau de service qu'ils attendent.

Avec Yoplanning.pro, la gestion de votre entreprise devient plus facile et plus efficace. En utilisant les outils disponibles et en suivant les bonnes pratiques, vous pouvez éviter les erreurs courantes et fournir un service de haute qualité à vos clients.

Dans cette série d'articles, nous avons exploré comment utiliser Yoplanning.pro pour un meilleur suivi des commandes, des paiements et des affectations. Nous espérons que ces conseils vous aideront à tirer le meilleur parti de Yoplanning.pro et à réussir dans votre entreprise.

1. Dans le menu de votre équipe à gauche, cliquez sur "Session".

2. Choisissez ensuite l'onglet "Participant".

3. Par défaut, la liste est filtrée à la date du jour. Vous devez modifier le filtre "Commande" pour le mettre sur "Pas de commande".

Cette opération vous permet de visualiser rapidement les participants inscrits aux activités qui n'ont pas de commande associée. S'il y a des entrées dans cette liste, il peut s'agir d'une erreur ou d'un oubli.

Prenez le temps de vérifier chaque entrée sans commande. Cela pourrait être un simple oubli de la part du client ou de l'équipe, ou un problème technique qui a empêché la création de la commande. Dans tous les cas, il est essentiel d'identifier la cause de l'écart et de le corriger.

C'est une bonne pratique de faire cette vérification chaque soir pour s'assurer qu'aucune inscription n'est passée sans facturation. Cela permet, non seulement, d'assurer une gestion financière saine, mais aussi d'améliorer la précision des rapports et des analyses que vous pourriez tirer des données de Yoplanning.pro.

Dans les articles suivants, nous explorerons d'autres contrôles que vous pouvez effectuer régulièrement pour améliorer la qualité de votre suivie comptable.

Introduction

Un contrôle régulier des commandes en attente de validation est essentiel pour assurer une facturation fluide et conforme. Bien que Yoplanning procède à une validation automatique selon certains critères, un contrôle hebdomadaire permet d'identifier les commandes qui n'ont pas été finalisées pour diverses raisons.

À quoi sert cette fonctionnalité ?

Grâce à cette fonctionnalité, les équipes ayant souscrit à l’option "comptabilité" peuvent facilement identifier les commandes non finalisées et éviter tout retard dans la facturation. Un contrôle hebdomadaire permet de repérer ces cas et d’assurer une gestion comptable efficace.

Étapes pour utiliser cette fonctionnalité

1. Accéder au menu Commandes: Depuis le planning, dans le menu de gauche, cliquez sur "Commandes".

2. Définir la période à contrôler :

   • Sélectionnez la période pour laquelle vous souhaitez vérifier la validation des factures.

   Conseil : Choisissez comme date de début la date de début de votre exercice comptable et comme date de fin, celle d'aujourd'hui moins le nombre de jours prédéterminé dans vos paramètres pour la validation automatique.

3. Appliquer les filtres nécessaires :

   • Activez l'icone par date des sessions.

   • Dans le filtre Revendeur, sélectionnez Sans.

4. Ajouter des filtres avancés :

   • Cliquez sur Filtres.

   • Dans le filtre Statut, choisissez Non finalisé.

5. Analyser les résultats :

   • La liste affichera toutes les commandes qui n'ont pas été finalisées.

   • Ces commandes nécessitent une validation manuelle.

Conseils d'utilisation

• Planification régulière : Effectuez ce contrôle chaque semaine pour assurer que toutes les commandes sont validées en temps opportun et éviter les retards dans la facturation.

• Analyse des non finalisées : Si certaines commandes réapparaissent régulièrement comme non finalisées, vérifiez s'il y a un problème récurrent à résoudre (produits manquants, informations incomplètes, etc.).

Voir article FAQ : Pourquoi certaines commandes ne se transforment pas en facture définitive ?

Problèmes courants et solutions

• Problème: Commande bloquée à cause d'informations manquantes Solution: Assurez-vous que toutes les informations nécessaires sont présentes dans la commande (nom du client, produits/services associés, etc.). Vérifiez les articles non finalisés pour en comprendre les causes.

• Problème: Erreur dans les dates de session Solution: Si vous ne trouvez pas de résultats, vérifiez que les dates de session sont correctement sélectionnées dans les filtres.

En suivant ces étapes, vous pouvez garantir un processus de facturation fluide et complet dans Yoplanning.

La gestion efficace des paiements est essentielle pour maintenir la stabilité financière de votre entreprise. Avec Yoplanning.pro, vous pouvez facilement suivre qui n'a pas encore payé ou qui a un solde restant pour la période en cours. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour assurer un suivi précis des règlements sur une période donnée dans les commandes.

Pour vérifier l'état des règlements, suivez ces étapes :

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur "Commande".

2. Dans la liste des commandes, vous devez définir un filtre de date pour la période que vous souhaitez vérifier, par exemple, une semaine. Assurez-vous d'activer l'interrupteur "Par date de session". Les dates affichées dans la liste de commande sont les dates des commandes.

3. Ce que vous voulez vérifier, c'est l'état des paiements pour toutes les prestations qui ne sont pas entièrement réglés pour la semaine en cours, par exemple.

4. Ensuite, cliquez sur "Filtre", et dans le champ "Statut", choisissez le statut qui vous convient.

En utilisant ces filtres, vous pouvez avoir un aperçu clair des paiements en attente ou incomplets. Par exemple, vous pouvez identifier les clients qui n'ont pas encore payé ou qui ont encore un solde à payer. Vous pouvez également repérer les commandes qui ont été partiellement payées mais qui nécessitent encore un règlement.

Faire ce suivi régulièrement vous aidera à gérer votre trésorerie plus efficacement, à minimiser les retards de paiement et à améliorer votre capacité à prévoir les recettes futures.

Gérer une entreprise peut être un défi, mais avec des outils comme Yoplanning.pro, vous pouvez rendre le processus beaucoup plus fluide. En effectuant un suivi régulier des paiements, vous pouvez vous assurer que votre entreprise reste financièrement saine tout en offrant des services de haute qualité à vos clients.

Dans le prochain et dernier article, nous discuterons d'autres aspects du suivi des paiements et de la gestion financière avec Yoplanning.pro. Restez à l'écoute pour en savoir plus sur comment maximiser l'efficacité de votre gestion financière avec Yoplanning.pro.

Yoplanning.pro dispose d'une fonction de rappel automatique (en savoir plus) qui s'active si le lien de paiement n'a pas été réglé. Cependant, la responsabilité de suivre et de gérer les paiements en attente vous incombe. Voici comment procéder :

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur "Paiement".

2. Dans la liste des paiements, cliquez sur le bouton "Plus de filtre".

3. Dans "Statut", choisissez "En attente".

Cela vous permet d'afficher tous les paiements qui sont encore en attente. Vous pouvez vérifier la date à laquelle le lien de paiement a été envoyé à chaque client. Si le paiement n'a pas été effectué dans un délai raisonnable, vous avez plusieurs options :

• Vous pouvez supprimer le lien de paiement. Cela peut être nécessaire si le client a changé d'avis ou si le lien de paiement est devenu obsolète pour une raison quelconque.

• Vous pouvez envoyer un rappel manuel au client pour effectuer le paiement. Il peut s'agir d'un email, d'un SMS ou d'un appel téléphonique, en fonction de ce qui convient le mieux à votre client.

Il est essentiel de faire ce suivi régulièrement. Si un client décide finalement de ne pas effectuer le paiement, vous devrez supprimer la commande correspondante. Cela permettra de libérer les places dans vos activités pour d'autres clients. (Voir comment supprimer)

Dans l'ensemble, le suivi des liens de paiement est une partie importante de la gestion de votre entreprise avec Yoplanning.pro. Cela permet, non seulement, d'assurer une gestion financière saine, mais aussi de garantir que les places de vos activités sont utilisées de manière optimale.

Dans les articles suivants, nous explorerons d'autres aspects importants du suivi et de la gestion avec Yoplanning.pro.

Recherche des inscriptions sans commande.

Découvrez comment Yoplanning.pro facilite la vérification quotidienne des correspondances entre les inscriptions aux activités et les commandes pour garantir une facturation et un encaissement précis.

Gestion des liens de paiement en attente

Apprenez à suivre efficacement les liens de paiement envoyés aux clients et à gérer les paiements en attente, pour optimiser l'utilisation des places dans vos activités.

Surveiller les paiements

Cet article explique comment utiliser Yoplanning.pro pour suivre qui n'a pas encore payé ou qui a un solde restant, aidant à améliorer la gestion de votre trésorerie et à prévoir les recettes futures.

Contrôle des sessions non assignées

Découvrez comment Yoplanning.pro permet de vérifier facilement que chaque activité est correctement affectée à un membre du personnel, assurant un service fluide et une satisfaction optimale des clients.

Contrôle de la validation automatique des commandes

Cette fonctionnalité permet aux équipes ayant souscrit à l'option "comptabilité" de vérifier régulièrement si certaines commandes nécessitent une intervention manuelle pour être validées en facture définitive.

Introduction

Yoplanning.pro offre une fonctionnalité essentielle pour optimiser la gestion de vos commandes : la fusion de commandes. Cette fonction permet de regrouper plusieurs commandes en une seule, facilitant ainsi la gestion administrative et financière.

À quoi sert cette fonctionnalité ?

La fusion de commandes est conçue pour simplifier la gestion des transactions multiples concernant le même client ou un groupe de clients. Cela est particulièrement utile dans les cas où plusieurs réservations sont effectuées séparément, mais doivent être traitées comme un seul ensemble pour des raisons de facturation ou d'organisation.

Etapes pour accéder à la fonctionnalité de fusion de commandes

1. Accéder à la liste des commandes

• Dans le menu de gauche, cliquez sur "Commandes" pour afficher toutes les commandes existantes.

2. Sélectionner les commandes à fusionner

• Utilisez les filtres disponibles pour rechercher les commandes concernées.

• Cochez la case à gauche de chaque commande que vous souhaitez fusionner.

3. Lancer la fusion

• Dès que deux commandes ou plus sont sélectionnées, un bouton "Fusionner" apparaît en haut à droite de l’écran.

• Cliquez sur "Fusionner" pour procéder à l’unification des commandes sélectionnées.

Conseils d'utilisation et bonnes pratiques

• Vérification préalable : Avant de fusionner des commandes, vérifiez que les détails de chaque commande sont corrects et complets. Cela inclut les informations sur les participants, les sessions et les produits concernés.

• Prudence : La fusion de commandes est une action irréversible. Une fois que les commandes sont fusionnées, vous ne pourrez plus les séparer. Assurez-vous donc de la nécessité de cette action avant de la réaliser.

Problèmes courants et solutions

• Problème: Commandes non sélectionnées Solution: Assurez-vous d'avoir sélectionné au moins deux commandes avant de tenter de fusionner.

• Problème: Commandes incompatibles Solution: Certaines commandes peuvent ne pas être éligibles à la fusion en raison de leur état de facture validée par exemple.

Conclusion

La fusion de commandes sur Yoplanning.pro est un outil puissant qui facilite la gestion administrative et financière en regroupant plusieurs transactions en une seule. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour rassembler des réservations multiples liées à un même client ou groupe de clients, garantissant ainsi une facturation plus claire et une meilleure organisation.

Toutefois, cette action étant irréversible, il est essentiel de vérifier attentivement les détails des commandes avant de procéder à leur fusion. En appliquant les bonnes pratiques et en résolvant les éventuels problèmes rencontrés, vous optimisez votre gestion tout en évitant les erreurs.

En suivant ces étapes et conseils, vous pourrez efficacement gérer la fusion de commandes dans Yoplanning.pro, améliorant ainsi la gestion administrative et financière de vos activités.

Introduction

Dans le cadre de la gestion des commandes sur Yoplanning.pro, il est important de distinguer le client référent du participant. En effet, le participant d'une commande n'est pas toujours la même personne que celle qui achète ou fait la réservation. Yoplanning détermine automatiquement si le client est un participant ou un client référence en détectant si le client est désigné comme responsable d'une commande ou a effectué une opération de paiement. Les autres sont de simples participants.

Comment définir manuellement le client principal ?

1. Accédez à la commande : Dans votre interface Yoplanning.pro, naviguez jusqu'à la commande que vous souhaitez modifier. Vous pouvez le faire en utilisant la fonction de recherche ou en parcourant votre liste de commandes.

2. Ouvrez le menu d'édition : Une fois que vous avez trouvé et sélectionné la commande, repérez le menu symbolisé par trois petits points. Cliquez dessus pour ouvrir le menu déroulant.

3. Sélectionnez "Editer" : Dans le menu déroulant, choisissez l'option "Editer". Cela ouvrira la page d'édition de la commande.

4. Identifiez le champ du client référent : En haut de la page d'édition, vous verrez un champ désigné pour le client référent. C'est ici que vous définirez qui est le client principal de la commande.

5. Sélectionnez ou créez le client référent : Dans ce champ, vous pouvez soit sélectionner un client existant dans votre base de données, soit en créer un nouveau. Si vous créez un nouveau client, assurez-vous de remplir toutes les informations nécessaires, comme le nom, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone, etc.

6. Enregistrez vos modifications : Une fois que vous avez sélectionné ou créé le client référent, n'oubliez pas de sauvegarder vos modifications. Vous pouvez généralement le faire en cliquant sur un bouton "Enregistrer" ou "Valider" en bas de la page.

Il est important pour vous, et pour votre fichier client de bien renseigner ces opérations. Par exemple, si vous faites une réservation pour le petit FELIX, trois ans dans une activité, FELIX est le participant. Mais à l'avenir, si vous voulez faire un e-mailing à vos clients, vous préférez sans doute écrire à son papa ou sa maman. Pour cela, il faudra renseigner la fiche client de l'un de l'autre dans le client référent de la commande.

Automatisation de l'opération

Si vous faites la réservation avec le module de réservation, aussi pour vos clients, réservent seul en ligne sur notre module de réservation. Toute cette opération est automatique.

Conclusion

La gestion des commandes sur Yoplanning.pro offre une grande flexibilité pour déterminer le client principal d'une commande. Que ce soit manuellement ou automatiquement, vous avez la possibilité de bien organiser votre fichier client et d'optimiser vos opérations de communication.

Introduction

Cette fonctionnalité est un outil pratique et flexible pour améliorer la présentation de vos devis et commandes. Elle vous permet de regrouper des activités différentes sous un intitulé commun, offrant ainsi une meilleure lisibilité pour le client final. Un exemple concret d'utilisation serait la création d'un pack ou d'un package pour des événements tels que les enterrements de vie de garçon (EVG) ou de jeune fille (EVJF).

Utilisation

Pour commencer, voici les étapes à suivre pour grouper des activités sur votre devis ou commande:

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur "Commande" pour afficher la liste des commandes.

2. Recherchez ou sélectionnez la commande qui vous intéresse.

3. Cliquez sur "Voir" pour afficher les détails de la commande.

4. Une fois que votre commande est affichée, cliquez sur "Liste des articles" situé en haut de la page.

5. Sélectionnez ensuite les différentes lignes que vous voulez grouper en cochant la case à gauche de chaque ligne.

6. Un bouton "Grouper" apparaît. Cliquez dessus pour regrouper les lignes sélectionnées en une seule.

7. Donnez un titre à ce groupe de lignes puis cliquez sur "Valider".

C'est tout! Vous avez maintenant un groupe d'activités clairement défini dans votre devis ou commande.

Conseils d'Utilisation et Bonnes Pratiques

• Assurez-vous que les activités que vous regroupez sont liées ou ont un thème commun pour éviter toute confusion pour le client.

• Vous pouvez dégrouper les lignes à tout moment en cliquant sur le bouton "Dégrouper".

Problèmes Courants et Leurs Solutions

1. Problème : Les lignes ne se regroupent pas. Solution : Assurez-vous que vous avez bien coché la case à gauche de chaque ligne que vous souhaitez regrouper avant de cliquer sur le bouton "Grouper".

2. Problème : Le bouton "Grouper" n'apparaît pas. Solution : Cela peut se produire si vous n'avez sélectionné aucune ligne. Assurez-vous de cocher la case à côté de chaque ligne que vous souhaitez regrouper.

Notez bien que chaque ligne garde son existence propre, même après avoir été groupée. Pour les utilisateurs qui utilisent le module de facturation, toutes les lignes sont automatiquement dégroupées pour permettre les éventuelles ventilations comptables et respecter la législation pour la comptabilité française.

Nous espérons que ce guide vous a aidé à mieux comprendre et à utiliser efficacement la fonctionnalité 'Grouper des Activités sur le Devis ou la Commande'. Si vous avez des questions supplémentaires, n'hésitez pas à nous contacter pour plus d'assistances.

Introduction

La fonctionnalité de Saisie au Comptoir via le Module de Réservation de Yoplanning.pro permet de gérer facilement toutes les réservations standard effectuées au comptoir. Cet outil, intuitif et efficace, ne requiert aucune formation particulière. Une simple connexion à votre compte suffit pour accéder à une interface conviviale et réaliser des réservations sans exiger un moyen de paiement immédiat.

Accéder à la fonctionnalité de Saisie au Comptoir

Suivez ces étapes pour accéder à la fonctionnalité:

1. Connectez-vous à votre compte Yoplanning.pro.

2. Sélectionnez votre team dans le menu de gauche.

Astuce : Si vous connaissez déjà la session que vous souhaitez gérer :

• Trouvez là directement dans le planning, cliquez dessus, puis sélectionnez "Ajouter au panier".

• Vous serez redirigé vers le module de réservation avec les produits associés.

Utiliser la fonctionnalité de Saisie au Comptoir

Une fois dans le module de réservation:

1. Recherche d'activités

   • En haut de la fenêtre, utilisez les champs de recherche ou de sélection de dates pour filtrer les activités disponibles sur une période définie.

   • Choisissez une activité pour afficher toutes les disponibilités par ordre chronologique.

2. Sélection d'activités

   • Sélectionnez l’activité souhaitée et suivez le processus jusqu’à la dernière étape de la validation de commande.

3. Envoi de mail ou de lien de paiement au client

   • Vous pouvez enregistrer la commande avec ou sans paiement immédiat et choisir d’envoyer ou non un e-mail au client.

Conseils d'utilisation et bonnes pratiques

1. Connexion recommandée : Restez connecté à votre compte pour bénéficier de toutes les fonctionnalités du module de réservation.

2. Maîtrise des horaires : Familiarisez vous avec les disponibilités et les horaires des activités pour répondre rapidement aux demandes des clients.

3. Utilisation des filtres : Exploitez la fonction de filtrage pour trouver rapidement des activités correspondant aux besoins spécifiques.

Erreurs courantes et comment les résoudre

1. Erreur d'accès

   • Vérifiez que vous êtes bien connecté à votre compte Yoplanning.

   • Si le problème persiste, essayez de vous déconnecter puis reconnectez vous à nouveau.

2. Problèmes de filtrage

   • Assurez vous d’avoir correctement saisi les critères de recherche, notamment le format de la date.

3. Problèmes d'envoi d'e-mails

   • Vérifiez que l’adresse e-mail du client est valide. Si le problème persiste, cela peut provenir du serveur de messagerie.

Points importants

• Le module de réservation est accessible à tous les membres de l’équipe. Cependant, les options disponibles au moment de la validation de commande varient en fonction des droits d’utilisateur. Par exemple, un utilisateur avec des droits limités pourra uniquement envoyer un lien de paiement.

Avec ces informations, vous êtes désormais prêt à utiliser efficacement la fonctionnalité de Saisie au Comptoir via le Module de Réservation de Yoplanning.pro.

Bonne planification !

Introduction

Lors de la création ou de la modification d’une commande sur Yoplanning.pro, il peut être nécessaire d’ajuster manuellement un tarif pour répondre aux besoins spécifiques d’un client. La fonctionnalité "Ajouter un tarif" permet de personnaliser le prix d’un élément dans une commande, offrant ainsi une plus grande flexibilité.

A quoi sert la fonctionnalité ajouter un tarif?

La fonctionnalité "Ajouter un tarif" permet d'ajuster manuellement les tarifs lors de la création ou la modification d'une commande. Cependant, il est important de noter que l'utilisation de cette fonctionnalité désactive le calcul automatique des tarifs lors de la modification de certains paramètres, tels que le nombre de personnes dans une session.

Exemple d'utilisation

Prenons l'exemple d'une famille de cinq personnes, composée de deux adultes et trois enfants, souhaitant participer à une activité.

Votre activité propose différents tarifs pour les enfants et les adultes. Vous inscrivez directement les cinq participants et utilisez la fonctionnalité "Ajouter un tarif" pour appliquer le tarif enfant à la commande. Dans ce cas, les modifications futures apportées à la session (par exemple, le nombre de participants) n'affecteront pas le tarif de la commande. Il est essentiel de garder cela à l'esprit pour éviter toute surprise.

Pour une approche plus standard, vous pouvez inscrire séparément les adultes et les enfants avec des participants distincts. Ensuite, dans la commande, vous n'aurez qu'à modifier le tarif de l'un des deux groupes. Dans ce cas, si vous ajoutez ou retirez un enfant de la session, le tarif sera recalculé automatiquement dans la commande.

Conclusion

Effectuer des saisies au comptoir à travers le module de réservation

Yoplanning rend la saisie des réservations au comptoir simple et rapide. C'est la façon dont Standard de rentrer une nouvelle réservation, utiliser le bouton réservation et suivez le processus. C'est simple, et ça ne nécessite aucune formation.

Effectuer une saisie et/ou une modification d'inscription dans Yoplanning.pro

Vous pouvez facilement inscrire de nouveaux participants et modifier les inscriptions existantes directement depuis l'interface de Yoplanning.

Gérer la liste des sessions et des participants

Avec Yoplanning, vous pouvez facilement vendre des sessions directement depuis la liste de sessions. Que vous ayez besoin d'inscrire un participant, plusieurs participants ou même un groupe, Yoplanning rend le processus simple et facile.

Créer une session

Créer une session sur Yoplanning implique de choisir une date et une heure dans le planning, de sélectionner un produit préconfiguré, et de personnaliser la session selon les besoins. Cette étape est cruciale pour offrir et vendre vos services sur la plateforme.

Inscrire un participant

Inscrire un nouveau participant à une session est un jeu d'enfant avec Yoplanning. Vous pouvez facilement ajouter un nouveau participant à une session existante ou créer une nouvelle session pour le participant.

Inscrire un groupe

Yoplanning vous permet également d'inscrire facilement des groupes à vos sessions. Que vous ayez un groupe scolaire, un groupe d'entreprise ou un groupe d'amis, Yoplanning rend l'inscription de groupes simple et facile.

Ajouter une ressource à un participant

Avec Yoplanning, vous pouvez facilement ajouter du matériel à l'inscription d'un participant. Que vous ayez besoin d'ajouter du matériel de location, des repas ou d'autres extras, Yoplanning vous donne le contrôle dont vous avez besoin.

Gérer les réservations (détail de l'interface)

L'interface de Yoplanning est conçue pour faciliter la gestion de vos réservations. Vous pouvez facilement voir le détail de chaque réservation, modifier les inscriptions, ajouter du matériel et bien plus encore.

Supprimer une inscription (annulation)

Simplifiez le processus d'annulation et maintenez votre organisation à jour. Grâce à Yoplanning.pro, gérez les réservations et les commandes de manière fluide et efficace.

Modifier ou déplacer l'inscription d'un participant

Si vous avez besoin de modifier ou de déplacer l'inscription d'un participant, Yoplanning vous permet de le faire facilement. Que vous ayez besoin de changer la date d'une réservation, de déplacer un participant à une autre session ou de modifier les détails de l'inscription, Yoplanning vous donne le contrôle dont vous avez besoin.

Scanner les billets de réservation via QR code

Avec Yoplanning, vous pouvez facilement scanner les billets de réservation via QR code. Cela vous permet de vérifier rapidement et facilement les réservations à l'arrivée, ce qui améliore l'efficacité et l'expérience client.

Envoyer les billets de réservation aux participants

Grâce à Yoplanning, vous pouvez transmettre les billets de réservation aux participants, leur fournissant ainsi toutes les informations nécessaires à leur réservation. Découvrez comment configurer et optimiser cette fonctionnalité pour simplifier votre gestion et assurer une communication efficace avec vos participants

Envoyer un email à plusieurs participants(Action multiple)

Yoplanning vous permet d'envoyer facilement un email à plusieurs participants en une seule fois. Que vous ayez besoin d'envoyer des informations sur la session, des rappels ou des promotions, Yoplanning rend le processus simple et facile.

Ajouter des participants dans une session

Une commande existe déjà, vous voulez ajouter des participants dans une session sur YoPlanning.

Qu'est-ce qu'un avoir ?

Un avoir est un document comptable qui sert à annuler ou corriger une facture déjà émise. Il peut être utilisé pour rectifier une erreur (comme une mauvaise quantité ou un prix incorrect) ou pour rembourser un client en cas d'annulation de commande. En France, l'avoir est encadré par des règles comptables strictes et doit mentionner la facture qu'il corrige.

Distinction entre un avoir et un crédit client

Il est essentiel de différencier un avoir d'un crédit client ou d'un bon d'achat. Tant qu'une facture n'est pas validée, toute modification ou annulation concerne un crédit client. Ce crédit peut ensuite être utilisé pour de futures commandes, mais il ne remplace pas une facture légale.

Avant de générer un avoir, vérifiez si une facture a été validée. Si c'est le cas et que vous souhaitez la modifier ou l'annuler, il est nécessaire de créer un avoir. Consultez le guide pour générer un avoir depuis une facture sur Yoplanning pour plus de détails.

Gestion des commandes sans facture

Si la prestation liée à la commande n'a pas encore fait l'objet d'une facture, toute modification ou annulation de commande correspond à la création d'un crédit client. Ce crédit peut être utilisé ultérieurement pour d'autres prestations. Pour gérer les crédits clients, référez-vous à ce guide sur la création et l'utilisation d'un crédit client dans Yoplanning.

Utilisez ces distinctions pour assurer une gestion correcte de la comptabilité et des documents dans YoPlanning.

Introduction

La fonctionnalité "Saisie Inscription et Modification d'Inscription" de Yoplanning.pro permet une saisie flexible et adaptative dans le planning de l'application. Elle est spécialement conçue pour les utilisateurs ayant les droits nécessaires pour gérer les inscriptions. Cette fonctionnalité permet la surréservation, la gestion de diverses ressources ou sessions et offre la possibilité de traiter les cas particuliers.

Si vous préférez une méthode de saisie plus sécurisée, veuillez utiliser la procédure par le module de réservation.

Étapes pour utiliser la saisie Inscription et Modification d'Inscription

Voici comment utiliser cette fonctionnalité étape par étape:

1. Identifiez ou créez la session à laquelle vous souhaitez inscrire vos clients. Si vous avez de nombreuses sessions, il est recommandé d'effectuer une recherche directe dans la liste des sessions. Utilisez les filtres pour trouver votre session et cliquez sur le bouton "voir" une fois celle-ci identifiée.

   1. Pour créer une session à la demande, positionnez-vous sur la bonne date dans le planning et cliquez à l'heure en face du staff choisi.

2. Gérez les réservations de la session. Après avoir trouvé votre session et l'avoir ouverte, cliquez sur le bouton "Gérer les réservations".

3. Ajoutez un participant. Dans la page qui vient de s'ouvrir, cliquez sur le bouton "Ajouter un participant" en haut à droite. Vous pouvez effectuer une recherche parmi les participants déjà existants dans votre fichier ou créer un nouveau participant. Seuls le nom et le prénom sont obligatoires.

4. Modifiez la quantité dans l'inscription. Une fois que vous avez validé l'ajout du participant, vous pouvez modifier la quantité en cliquant sur le bouton "Modifier la quantité".

5. Ajoutez d'autres ressources à l'inscription. Vous pouvez ajouter du matériel ou une assurance à l'inscription en cochant la ligne concernée, puis en cliquant sur "Ajouter du matériel". Par défaut, le planning vous présente le matériel défini dans le produit, mais vous pouvez ajouter n'importe quel autre matériel en effectuant une recherche dans la page ouverte.

6. Facturez les inscriptions. Lorsque vous avez terminé les inscriptions, cochez les lignes que vous souhaitez facturer et cliquez sur le bouton "Vendre" en bas de la page. Vérifiez que tout est correct dans la commande, ajustez les tarifs si nécessaire et sauvegardez. Notez que le matériel est automatiquement facturé en même temps que les prestations.

Conseils d'utilisation et bonnes pratiques

• Utilisez les filtres de recherche pour trouver rapidement vos sessions.

• Assurez-vous d'avoir les bonnes permissions pour effectuer les modifications nécessaires.

• Vérifiez toujours les informations du participant avant de confirmer l'inscription.

• Ne pas oublier de sauvegarder régulièrement vos modifications.

Problèmes communs et leur résolution

Problème: L'option d'ajout de matériel n'est pas visible. Solution: Assurez-vous d'avoir coché la ligne de l'inscription concernée avant d'essayer d'ajouter du matériel.

Problème: Impossible de facturer une inscription. Solution: Vérifiez que vous avez coché la ligne de l'inscription que vous souhaitez facturer et que tous les champs requis sont remplis.

En cas de problèmes persistants, n'hésitez pas à contacter l'équipe d'assistance de Yoplanning.pro pour obtenir de l'aide.

Introduction

Il arrive parfois que vous ayez besoin d'annuler l'inscription d'un client sur Yoplanning.pro, que ce soit à la demande du client ou pour des raisons techniques. Ce guide vous montrera comment procéder à une telle annulation.

Étapes pour supprimer une inscription

Trouver la session

1. Connectez-vous à votre compte sur Yoplanning.pro.

2. Trouvez la session à laquelle le client est inscrit. Il y a deux manières de faire cela :

   • Trouvez la commande du client puis dans la liste des prestations affichées, cliquez sur la date pour ouvrir la session concernée.

   • Ou, de manière plus rapide, depuis la liste des sessions, cliquez sur l'onglet "Participants", puis faites une recherche avec le nom du client et cliquez sur le bouton "Session" de sa ligne.

Gérer les réservations

1. Une fois que vous avez trouvé la session, cliquez sur "Gérer les réservations".

2. Si vous souhaitez effectuer une opération groupée, cochez les cases correspondant aux différents participants. Si vous ne souhaitez supprimer l'inscription que d'un seul participant, cliquez sur la petite poubelle à droite de sa ligne.

Mettre à jour la commande

1. Yoplanning vous demandera alors si vous souhaitez actualiser la commande. C'est une étape importante !

   • Si vous répondez "Oui", la ligne de commande correspondante sera supprimée et le montant de la commande sera mis à jour.

   • Si vous répondez "Non", la commande d'origine ne sera pas modifiée. Cette option peut être utile si vous ne souhaitez pas rembourser le client.

Conseils et bonnes pratiques

• Ne suivez pas cette procédure d'annulation si vous souhaitez simplement modifier la prestation du client et l'inscrire dans une autre session. Il existe une procédure spécifique pour cela.

• Si vous désirez facturer, les frais d'annulation, reportez-vous à l'article dédié en cliquant ici

Problèmes communs et leurs solutions

Problème : Vous avez supprimé un participant, mais les éléments de la commande sont toujours présents.

Solution : Même après la suppression d'un participant, si la commande n'est pas mise à jour, le participant reste visible dans la session, mais est grisé. Pour supprimer complètement l'inscription, assurez-vous de répondre "Oui" à la question sur l'actualisation de la commande lors de la suppression.

En suivant ces étapes, vous devriez être en mesure de supprimer une inscription sur Yoplanning.pro efficacement. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez d'autres questions ou si vous rencontrez d'autres problèmes.

Inscrire un groupe de participants

1. Inscription Automatique via le Module de Réservation

a. Accéder à la fonctionnalité

• Ouvrez Yoplanning.pro et cliquez sur le bouton "Réserver" situé dans le menu de gauche de votre interface.

• Créer une réservation normale voir article saisie au comptoir

b. Renseigner la Quantité de Participants

• Entrez la quantité de participants que vous souhaitez inscrire.

• Yoplanning répartira automatiquement les participants dans les différentes sessions en fonction du nombre maximum de personnes par session.

Par exemple: Si vous avez deux bateaux de huit places chacun et que vous inscrivez 12 personnes, Yoplanning inscrira huit personnes dans le premier bateau et quatre dans le suivant, selon les capacités disponibles.

2. Inscription Manuelle dans Yoplanning

a. Accéder au Menu de la Session

• Ouvrez le menu de la session et allez dans "Gérer les réservations."

• Sélectionnez les participants avec la case à cocher à gauche de leur ligne.

b. Définir la Quantité de Participants

• Vous pouvez définir manuellement la quantité des participants à l'activité.

• Répartissez manuellement les différents participants dans les différentes sessions.

• Si nécessaire, vous pouvez dépasser la capacité de la session, car vous êtes le gestionnaire.

Conseils d'utilisation et Bonnes Pratiques

• Utilisez l'Inscription Automatique: Pour gagner du temps, utilisez l'inscription automatique si vous n'avez pas besoin de contrôler manuellement la répartition des participants.

• Vérifiez la Capacité: Si vous gérez manuellement, assurez-vous que les sessions choisies ont la capacité requise pour accueillir tous les participants.

Erreurs ou Problèmes Courants

• Dépassement de Capacité: Si vous dépassez la capacité d'une session manuellement, assurez-vous que c'est bien ce que vous voulez faire et que vous avez les ressources nécessaires.

• Répartition Incorrecte: L'erreur dans la répartition peut se produire lors de l'inscription manuelle. Vérifiez toujours la répartition avant de finaliser l'inscription.

Conclusion

La fonctionnalité "Inscrire un groupe de participants" est un outil essentiel pour tout organisateur d'activités. Que vous choisissiez l'inscription automatique ou manuelle, Yoplanning.pro rend ce processus simple et efficace. Suivez ce guide pour tirer le meilleur parti de cette fonctionnalité et éviter les erreurs communes.

Étapes pour inscrire un participant

1. Sélection de la session :

   • Accédez au planning et cliquez sur la session dans laquelle vous souhaitez inscrire un participant.

   • Alternativement, recherchez et sélectionnez la session souhaitée à partir de la liste des sessions et cliquez sur "voir".

2. Gestion des réservations :

   • Une fois la session ouverte, cliquez sur "gérer les réservations".

   • Dans cette nouvelle page, effectuez une recherche pour trouver des participants existants dans votre fichier clients.

   • Si vous n'avez pas le client désiré, cliquez sur "ajouter un participant".

3. Saisie des informations du participant :

   • Remplissez les informations du client. Notez qu'en mode manuel, seuls le nom et le prénom sont essentiels, même si d'autres champs sont définis comme obligatoires dans l'application.

   • Validez les informations saisies.

4. Ajustements et options :

   • Utilisez le bouton "quantité" pour ajuster la quantité si nécessaire. ( Si vous n'avez pas besoin d'avoir le nom prénom de chaque participant)

   • Lorsque vous cochez la case à côté du nom du participant, des options supplémentaires apparaissent vous permettant de modifier la quantité ou d'ajouter des options, comme du matériel.

5. Finalisation de l'inscription :

   • Une fois le participant ajouté, le nombre de places disponibles pour la session sera automatiquement mis à jour dans la vente en ligne.

   • Cliquez sur le bouton "vendre" en bas de la page. Cela générera une commande basée sur votre saisie.

   • Vous avez la possibilité d'ajouter un nom différent pour la tête de commande et de facture, par exemple le nom d'un parent si vous inscrivez un enfant. Cela facilitera la communication future avec les bonnes informations.

   • Pour plus de détails sur la gestion des paiements et les modifications de commande, veuillez consulter les articles de gestion des commandes.

Conseils d'utilisation et bonnes pratiques :

• Utilisez toujours le bouton de réservation pour les nouvelles inscriptions lorsque c'est possible. La méthode manuelle doit être utilisée pour les réservations qui sortent du cadre prévu et qui donc ne sont pas faisables depuis le module de réservation.

• Assurez-vous de remplir le plus d'informations possible sur le participant, même si certains champs ne sont pas obligatoires. Cela facilitera la gestion future.

• N'oubliez pas que dans ce cadre de saisie vous responsable des informations saisie et libre de mettre ce que vous voulez donc de faire éventuellement des erreurs.

Erreurs courantes et leur résolution:

1. Client non trouvé lors de la recherche : Assurez-vous d'avoir bien orthographié le nom du client. Si le client n'existe pas, utilisez l'option "ajouter un participant".

2. Places non mises à jour : Assurez-vous d'avoir bien saisi la quantité de participants.

Nous espérons que ce guide vous aidera à naviguer efficacement dans la fonctionnalité "Inscrire un participant". Pour toute question supplémentaire, n'hésitez pas à consulter notre support ou d'autres articles connexes.

Introduction

On va séparer les choses en deux cas d'usage, simplement déplacer une session avec son participant à un autre horaire ou un autre jour ou alors, second cas de figure, déplacer un participant d'une session à une autre session.

Cette fonctionnalité permet de déplacer un horaire ou une date différente à n'importe quelle session ou groupe de sessions sur le planning.

Cette fonctionnalité permet de déplacer un participant parmi d'autres d'une session à une autre lorsqu'il veut, par exemple, changer d'horaire ou de produit.

Introduction

La fonctionnalité des sections " sessions" et "participants" de Yoplanning.pro est un outil essentiel pour les organisateurs d'événements. Elle vous permet aussi d'identifier rapidement les sessions vendues en ligne et de les distinguer des sessions traditionnelles. Grâce à ces listes, vous disposez d’une vision claire et détaillée de vos activités, vous permettant d’optimiser votre gestion et d’améliorer l’expérience client.

À quoi sert la liste des participants?

La liste des participants est un outil central permettant de :

• Suivre en temps réel les inscriptions et voir qui participe à quelle session.

• Vérifier les informations des participants (coordonnées, statut de paiement, options souscrites, etc.).

• Gérer les annulations et modifications en assignant un participant à une autre session si nécessaire.

• Faciliter la communication avec les inscrits en envoyant des messages individuels ou groupés.

• Assurer une meilleure organisation en anticipant le nombre de personnes présentes à chaque session.

Comment utiliser la liste de sessions et de participants ?

1. Accès à la fonctionnalité : Sur votre tableau de bord Yoplanning.pro, naviguez vers le menu de gauche et cliquez sur "Sessions". Cette action vous redirigera vers la page contenant vos différentes listes.

2. Filtrage des sessions : Sur cette nouvelle page, vous avez la possibilité de filtrer vos sessions en fonction de la date. Pour ce faire, il vous suffit de renseigner la date de début dans le champ prévu à cet effet. La date de fin n'est pas nécessaire, sauf dans le cas où vous souhaitez effectuer une recherche spécifique.

3. Visualisation des sessions potentielles : Pour visualiser vos sessions potentielles, cliquez sur "Plus de filtres" et sélectionnez "Session Potentielle". Les sessions potentielles apparaissent en hachuré pour les distinguer des sessions normales.

4. Navigation entre les listes : En haut de la page, vous trouverez trois onglets pour naviguer entre les différentes listes : "Liste des Participants", "Liste des Sessions", "Liste des Ressources" et "Répétitions". Il suffit de cliquer sur l'onglet correspondant pour accéder à la liste que vous souhaitez consulter.

Conseils d'utilisation et bonnes pratiques

• Faites usage régulier des filtres pour dès que vous voulez faire une recherche sur une activité, un staff ou un participant.

• Revérifiez vos sessions potentielles et leur statut, pour vérifier, par exemple, que votre paramétrage est correct.

• Utilisez la "Liste du Matériel" pour garder une trace de tous les équipements nécessaires à vos sessions, cela évitera des oublis ou des conflits de matériel.

Problèmes courants et solutions

• Problème: Difficulté à identifier les sessions potentielles : Solution: Assurez vous d'avoir correctement filtré vos sessions et activé la visualisation des sessions potentielles. Elles doivent apparaître en hachuré sur votre liste.

• Problème: Disponibilité des sessions Solution: Si vous rencontrez des problèmes de disponibilité des sessions, vérifiez le nombre de participants inscrits dans la "Liste des Participants". Si le nombre est trop élevé, envisagez de créer des sessions supplémentaires pour accommoder tous les participants.

• Problèmes: Assignation de session Solution: En cas de problèmes d'assignation, vérifiez la "Liste des Sessions" pour confirmer si une session est correctement assignée. Si nécessaire, réattribuez la session à l'aide des options disponibles.

En utilisant les listes "sessions " et "participants", vous aurez toutes les informations nécessaires à portée de main pour gérer efficacement vos sessions et vos participants. Si vous rencontrez des problèmes persistants, n'hésitez pas à contacter l'équipe d'assistance de Yoplanning.pro pour obtenir de l'aide.

Ajouter du Matériel à un Participant

1. Configuration Initiale

• Assurez-vous d'avoir configuré correctement les options dans vos prestations (reportez-vous à l'article de création des matériels).

• Le matériel sera ajouté automatiquement au moment de l'inscription si tout est bien configuré.

2. Accès au Matériel dans chaque Session

• Accédez à la session souhaitée, en bas de la session, vous verrez la liste du matériel nécessaire pour l'activité.

3. Modification ou Ajout de Matériel

• Cliquez sur "Gérer les réservations".

• Sélectionnez l'onglet "Matériel": Vous y verrez la liste du matériel déjà attribué à la session. Vous pouvez supprimer ou augmenter la quantité pour chaque matériel.

Pour ajouter du matériel :

• Retournez dans l'onglet "Participants."

• Sélectionnez avec la case à cocher le participant à qui vous souhaitez ajouter le matériel.

• Cliquez sur le bouton bleu pour ajouter du matériel.

• La page qui s'ouvre présente par défaut le matériel prévu pour cette activité, mais vous pouvez choisir un matériel exceptionnel dans la section "Extra" si nécessaire.

4. Validation

• Une fois le matériel sélectionné, validez votre choix.

• Si vous avez saisi manuellement le matériel et que le client avait déjà une commande pour la prestation, n'oubliez pas de sélectionner et vendre les matériels concernés dans l'onglet "Matériel."

Conseils et Meilleures Pratiques

• Revérifiez la Configuration: Assurez-vous que la configuration initiale du matériel est correcte pour permettre une saisie automatique.

• Gérez Exceptionnellement si Nécessaire: En tant que gestionnaire, vous avez la flexibilité de choisir un matériel de votre liste totalement exceptionnel si nécessaire.

Conclusion

"Ajouter du matériel à un participant" est une fonctionnalité essentielle de Yoplanning.pro qui facilite la gestion des réservations en ajoutant une personnalisation supplémentaire. Suivez ces étapes pour ajouter, modifier, ou supprimer du matériel pour chaque participant, afin d'offrir une expérience client optimale.

Introduction

Bien gérer vos ressources, c’est assurer à la fois une organisation fluide et une meilleure expérience client. Dans Yoplanning.pro, il existe deux façons d’ajouter une ressource à vos activités. Chaque méthode répond à un besoin précis.

Ajouter une ressource à un participant

Lorsqu'une ressource est essentielle au bon déroulement d'une activité, elle doit être liée directement au participant.

Ajouter une ressource à une commande

Si la ressource n'est pas directement liée à l'activité, mais qu'il s'agit d'un produit supplémentaire destiné à la vente, alors il est préférable de l'ajouter directement à la commande.

Conclusion

Yoplanning.pro vous permet de gérer simplement le matériel indispensable ou les ventes additionnelles. Une bonne utilisation de ces deux méthodes vous aidera à mieux organiser vos activités et à optimiser votre facturation.

Introduction

L'inscription de groupe sur Yoplanning.pro est une fonctionnalité conçue pour faciliter la gestion des réservations pour les groupes, classes, ou séminaires d'entreprise. Elle offre une flexibilité dans la facturation, soit au nombre de participants, soit à la session, et permet une gestion simplifiée des inscriptions, même en cas de modification du nombre de participants.

Comment utiliser l'inscription de groupe

1. Réflexion préalable sur la facturation : Avant de procéder à l'inscription d'un groupe, déterminez le mode de facturation adapté à votre besoin : par participant ou par session. Cette décision influence la manière dont vous saisirez l'inscription.

2. Choix du produit : Selon votre situation, vous pouvez utiliser des produits standards ou spécifiques pour les groupes. Pour les séminaires d'entreprise fréquents, un produit générique personnalisable est recommandé. Pour la création d'un produit, veuillez vous référer à cet article.

3. Création de la session : Dans le planning, créez une session à la date et heure prévues. Si la session est un devis et n'est pas encore confirmée, marquez là comme non assignée pour éviter de bloquer des ressources inutilement. Pour la création de session, veuillez vous référer à cet article.

4. Ajout d'un participant : Après avoir sauvegardé la session, ajoutez un participant en recherchant parmi les participants existants ou en créant un nouveau. Utilisez les champs nom et prénom pour désigner un groupe ou une classe si nécessaire. Pour une gestion plus facile, séparez les inscriptions par besoin spécifique ou par groupe encadré. Pour l'ajout de participant, veuillez vous référer à cet article.

5. Modification de la quantité : Modifiez la quantité en sélectionnant la ligne et en utilisant la case à cocher pour indiquer le nombre exact de participants. Si le nombre de participants est inconnu au moment de la saisie et que la facturation est par session, cela n'affectera pas le devis.

6. Finalisation de l'inscription : Comme à l'accoutumée, cliquez sur "vendre" pour générer une commande que vous pourrez imprimer sous forme de devis.

Note : sachez qu'il est possible dans les commandes, si vous ne voulez pas dans le devis, affiché tous les tarifs en détail de toutes les activités de regrouper l'ensemble des activités de votre commande en une seule ligne qui totalise les différentes activités. Il faut savoir qu'en revanche, au moment de la facture définitive, toutes les lignes seront à nouveau visibles, une par une pour respecter la législation sur la traçabilité des activités et de l'encadrement. Plus d'informations, cliquez ici

Conseils d'utilisation et bonnes pratiques

• Préférez la facturation par session pour simplifier la gestion et l'inscription, surtout si le nombre de participants est susceptible de changer.

• Séparez les inscriptions par besoin spécifique pour une meilleure organisation et facilité de gestion sur le planning.

• Utilisez un produit générique pour les séminaires d'entreprise fréquents, que vous pouvez personnaliser pour chaque événement.

Problèmes courantes et solutions

• Problème: Modification du nombre de participants Solution: Si le nombre de participants change, vous pouvez le modifier facilement dans l'inscription. Si la facturation est par session, ce changement n'affectera pas le devis.

• Problème: Blocage de ressources par erreur Solution: Si une session est marquée par erreur comme assignée et bloque des ressources, modifiez son statut en "non assigné" jusqu'à confirmation de l'activité.

En suivant ces étapes et conseils, vous optimiserez l'utilisation de la fonctionnalité d'inscription de groupe sur Yoplanning.pro, facilitant ainsi la gestion des réservations de groupe tout en répondant efficacement aux besoins spécifiques de chaque client.

Introduction

Sur Yoplanning.pro, il est possible d’ajouter des ressources directement à une commande sans les lier à un participant. Cette fonctionnalité est idéale pour les éléments non indispensables à l’activité principale, comme des ventes complémentaires. Par exemple, l’achat d’un t-shirt dans une boutique associée à une activité de surf peut être ajouté à la commande sans impacter la participation à l’activité.

Cette méthode permet d’enrichir l’expérience client en facilitant la gestion des ventes annexes.

Étapes pour ajouter une ressource à une commande

1. Ouvrir la commande concernée

   • Accédez à la liste des commandes depuis le menu de gauche.

   • Recherchez et sélectionnez la commande souhaitée.

   • Cliquez sur "Voir" pour afficher les détails.

2. Vendre une ressource

   • Une fois, la fenêtre de la commande ouverte, cliquez sur le bouton "Vendre une ressource".

3. Sélectionner et configurer la ressource

   • Recherchez et sélectionnez la ressource souhaitée.

   • Indiquez la quantité et ajustez le prix si nécessaire.

   • Cliquez sur "Vendre" pour finaliser l’ajout.

Conseils d'utilisation et bonnes pratiques

• Différencier les ressources : Utilisez cette méthode uniquement pour les ventes non liées directement à l'activité principale.

• Suivi des ventes : Analysez régulièrement les ventes complémentaires pour adapter votre offre.

Problèmes courants et solutions

• Problème : Ressource non disponible Solution : Assurez-vous que la ressource est bien paramétrée dans la section "Ressources" de Yoplanning.

• Problème : Erreur lors de la vente Solution : Vérifiez les droits d’accès à la modification des commandes et assurez-vous que les détails de la ressource sont correctement renseignés.

Conclusion

L’ajout d’une ressource à une commande sur Yoplanning.pro permet de gérer efficacement les ventes complémentaires sans impacter l’activité principale. En suivant ces étapes et en appliquant les bonnes pratiques, vous optimisez votre gestion des ventes annexes tout en offrant une expérience client enrichie.

Introduction

Sur Yoplanning.pro, il est possible d’ajouter des ressources directement à un participant lorsqu'elles sont indispensables au bon déroulement d'une activité. Cette fonctionnalité permet de garantir que chaque participant dispose du matériel nécessaire pour participer à l’activité prévue. Par exemple, pour une session de canoë, chaque participant doit impérativement disposer d’un canoë.

Cette méthode assure une gestion efficace des équipements essentiels, tout en intégrant automatiquement ces ajouts dans le processus de facturation si nécessaire.

Étapes pour ajouter une ressource à un participant

1. Ouvrir la session concernée

   • Accédez à la liste des sessions depuis le menu de gauche ou sélectionnez la session directement depuis le planning.

2. Gérer les réservations

   • Une fois la session ouverte, cliquez sur "Gérer les réservations" pour afficher la liste des participants.

3. Sélectionner les participants concernés

   • Cochez les participants pour lesquels vous souhaitez ajouter une ressource.

   • Un bouton "Ajouter une ressource" apparaîtra.

4. Ajouter le matériel nécessaire

   • Cliquez sur "Ajouter une ressource".

   • Sélectionnez le matériel souhaité dans la liste.

   • Enregistrez votre sélection.

5. Modifier la commande si nécessaire

   • Si le matériel ajouté implique une facturation supplémentaire, Yoplanning vous demandera si vous souhaitez modifier la commande.

   • Cliquez sur "Oui" pour intégrer les coûts supplémentaires.

Note : Cette fonctionnalité peut être utilisée même après que la commande ait déjà été réalisée.

Conseils d'utilisation et bonnes pratiques

• Planification anticipée : Assurez-vous que toutes les ressources essentielles sont disponibles avant le début de l’activité.

• Vérification des affectations : Associez les ressources aux participants dès la réservation pour éviter les oublis.

Problèmes courants et solutions

• Problème : Ressource non trouvée Solution : Vérifiez que la ressource est correctement paramétrée dans la section "Ressources" de Yoplanning.

• Problème : Erreur de facturation Solution : Assurez-vous d’avoir les droits nécessaires pour modifier les commandes et que toutes les informations du matériel sont correctement renseignées.

Conclusion

L'ajout de ressources à un participant sur Yoplanning.pro permet d'assurer une gestion optimale des équipements nécessaires aux activités. En suivant ces étapes et en respectant les bonnes pratiques, vous garantissez une organisation efficace, une facturation fluide et une expérience client de qualité.

À quoi sert cette fonctionnalité

Cette fonctionnalité permet d’ajouter une nouvelle inscription à une session déjà planifiée dans une commande existante. Elle est utile pour compléter une commande d’un client sans en créer une nouvelle, ce qui permet de regrouper les prestations au même endroit.

Étapes pour ajouter des participants à une session dans une commande existante

1. Depuis le tableau de bord, accédez à n’importe quelle session disponible.

2. Cliquez sur Inscrire un participant comme pour une création classique de commande.

3. Renseignez les informations du participant.

4. Cliquez sur le bouton Vendre.

5. En haut de l’écran, sélectionnez le client référent.

6. Dessous, cliquez sur la liste "ajouter à une commande existante" les 5 dernières commandes de moins de 60 jours s’affiche.

7. Sélectionnez la commande dans laquelle vous souhaitez ajouter cette inscription.

8. Finalisez la vente, l’inscription est ajoutée à la commande choisie.

Conseils d'utilisation et bonnes pratiques

• Vérifiez que le client référent est bien sélectionné avant de chercher la commande à associer.

• Seules les commandes de moins de 60 jours s’affichent dans la liste. Pour des commandes plus anciennes, il est nécessaire de créer une nouvelle commande.

• Utilisez cette méthode pour regrouper toutes les prestations d’un même client au sein d’une même commande, ce qui facilite la gestion et la facturation.

Erreurs ou problèmes courants

Problème : la commande souhaitée ne s’affiche pas

Solution : Assurez-vous que la commande a bien été créée dans les 60 derniers jours. Sinon, elle ne sera pas proposée dans la liste.

Problème : le client référent n’apparaît pas ou n’est pas reconnu

Solution : Vérifiez les informations saisies pour le client. Assurez-vous que l’adresse email et le nom sont corrects.

Vidéo de démonstration

Étapes pour déplacer une session

1. Déplacement rapide avec la souris

   • Sélectionnez la session souhaitée directement sur le planning.

   • Maintenez le clic et déplacez la session vers le nouvel horaire désiré.

   • Lâchez la session à l'emplacement choisi.

   • Vérifiez l'horaire et confirmez le déplacement en validant la modification.

2. Modification via le mode édition

   • Cliquez sur la session concernée.

   • Cliquez sur l'icône en forme de crayon pour éditer la session.

   • Dans le mode d'édition, modifiez la date et l'horaire dans la section des heures.

   • Assurez vous que le nouvel horaire soit disponible dans le planning du staff concerné.

   • Sauvegardez les modifications.

Conseils d'utilisation et bonnes pratiques

• Avant de déplacer une session, vérifiez toujours la disponibilité du staff et des ressources nécessaires pour éviter les conflits de planning.

• Lors d'un déplacement, prenez en compte les éventuelles réservations de clients liées à cette session pour éviter des désagréments.

• Utilisez la vue d'ensemble du planning pour identifier rapidement les créneaux disponibles. Pour plus d'informations concernant l'affichage du planning, veuillez vous référer à cet article.

Problèmes courants et solutions

• Problème: conflit de planning Solution: Si le nouvel horaire entre en conflit avec un autre événement, recherchez un autre créneau ou ajustez les autres événements pour faire de la place.

• Problème: modification non enregistrée Solution: Assurez-vous de sauvegarder correctement vos modifications. En cas de doute, rafraîchissez la page pour vérifier que le changement a été pris en compte.

• Problème: indisponibilité du staff ou des ressources Solution: Consultez le planning du staff et la disponibilité des ressources avant de planifier le déplacement de la session.

Ce guide a pour but de faciliter l'utilisation de la fonctionnalité de déplacement de session dans Yoplanning.pro, en offrant une compréhension claire et des étapes simples à suivre.

Quelle est l’utilité de cette fonctionnalité ?

Le déplacement d'un participant d'une session à une autre dans Yoplanning.pro permet de transférer facilement un participant d'une activité planifiée à une autre. Cette fonction est particulièrement utile pour ajuster les inscriptions en fonction des besoins des clients et de la disponibilité des sessions.

Étapes pour utiliser cette fonctionnalité

1. Accès à la Fonctionnalité :

   • Sélectionnez la session concernée.

   • Cliquez sur le bouton "Gérer les réservations".

2. Sélection du participant à déplacer :

   • Dans la liste des participants, cochez la case correspondant à la personne que vous souhaitez déplacer.

   • Lors de la sélection, des boutons d'action apparaîtront.

3. Déplacement du Participant :

   • Cliquez sur le bouton "Déplacer".

   • Une liste de sessions disponibles s'affichera.

   • Filtrez et sélectionnez la session de destination souhaitée.

   • Confirmez le déplacement. Le participant sera transféré de l'ancienne session à la nouvelle.

Conseils d'utilisation et bonnes pratiques

• Compatibilité des sessions : Privilégiez le déplacement des participants dans des sessions ayant un format similaire à la session d'origine pour assurer la continuité de l'expérience du participant.

• Gestion des Tarifs : Soyez vigilant, car les modifications de tarifs ne sont pas automatiques lors du déplacement d'un participant. Assurez vous de faire les ajustements nécessaires manuellement si besoin.

Problèmes courants et solutions

• Problème: Déplacement dans une session incompatible Solution: Veillez à ne pas déplacer les participants dans des sessions qui diffèrent significativement de l'originale, car cela pourrait entraîner des complications en termes de suivi et de tarification.

• Problème: Mise à Jour des tarifs oubliée Solution: Pensez à vérifier et ajuster le tarif si le prix de la nouvelle session diffère de l'original.

Ce guide simplifié vous aidera à naviguer dans le processus de déplacement des participants d'une session à une autre dans Yoplanning.pro, en maximisant l'efficacité et en minimisant les erreurs potentielles.

Description de la fonctionnalité

La fonctionnalité de scinder un participant permet de différencier un participant d’un groupe initialement inscrit comme une seule entité. Cette fonctionnalité est utile lorsque l’on doit inscrire ce participant dans une session différente ou lorsque l’on souhaite obtenir des informations distinctes pour chaque participant du groupe.

Étapes pour utiliser la fonctionnalité

1. Accéder à la commande :

   • Dans le menu principal, allez à la section "Commandes".

   • Identifiez la commande contenant le groupe de participants à scinder.

   • Cliquez sur « Voir la commande » pour ouvrir les détails de la commande.

2. Ouvrir le menu des fonctionnalités avancées :

   • En haut à droite de la fenêtre de commande, cliquez sur le menu représenté par trois petits points.

   • Sélectionnez l'option "Données des participants" dans le menu déroulant.

3. Modifier les données des participants :

   • Dans la section "Données des participants", vous verrez la liste des participants inscrits.

   • Inscrivez un nouveau nom et prénom pour le participant que vous souhaitez scinder du groupe.

   • Répétez cette étape pour chaque participant à différencier, si nécessaire.

4. Sauvegarder les modifications :

   • Une fois les modifications effectuées, cliquez sur le bouton de sauvegarde pour enregistrer les nouvelles informations.

5. Gérer les participants individualisés :

   • Vous aurez maintenant dans la session des individus distincts que vous pourrez modifier ou changer de session si nécessaire.

Conseils d'utilisation et bonnes pratiques

• Vérification des informations : Assurez-vous d’avoir les informations correctes pour chaque participant avant de les scinder.

• Gestion des sessions : Utilisez cette fonctionnalité pour réassigner facilement des participants à des sessions différentes en fonction des besoins.

Problèmes courants et solutions

• Erreur de sauvegarde : Si vous rencontrez une erreur lors de la sauvegarde, vérifiez que tous les champs obligatoires sont remplis et que les informations sont valides.

• Participant non visible : Si le participant scindé n'apparaît pas dans la session, actualisez la page ou vérifiez que les modifications ont bien été enregistrées.

• Problèmes d'accès : Si vous ne voyez pas l'option "Données des participants", assurez-vous que vous disposez des droits d’accès nécessaires pour effectuer cette opération.

Note:

L'URL de l'onglet qui s'est ouvert pour que vous puissiez voir ou modifier le nom des participants est une URL publique. Ça veut dire que vous pouvez le faire faire par vos clients en simplement en leur envoyant ce lien par tout moyen à votre disposition.

Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de Yoplanning.pro d'envoyer rapidement des emails à plusieurs participants sélectionnés d'une session ou d'un événement. Elle est particulièrement utile pour communiquer des informations importantes, des rappels ou des mises à jour aux participants.

Accès et utilisation de la fonctionnalité

1. Accéder à la liste des participants :

   • Dans le menu principal à gauche, cliquez sur Sessions.

   • Sur la page des sessions, cliquez sur l'onglet Participants en haut de la page.

2. Filtrage et sélection des participants :

   • Utilisez les filtres disponibles pour cibler les participants selon la date, le produit, ou d'autres critères spécifiques.

   • Cochez les cases à côté des noms des participants à qui vous souhaitez envoyer un email.

3. Envoi d'un email :

   • Une fois les participants sélectionnés, cliquez sur le bouton Message situé au-dessus de la liste des participants.

   • Rédigez votre message ou utilisez un template prédéfini si disponible.

   • Cliquez sur Envoyer pour distribuer l'email aux participants choisis.

Conseils d'utilisation

• Préparation: Avant d'envoyer le message, assurez-vous que le contenu est clair, précis et contient toutes les informations nécessaires que les participants doivent connaître.

Erreurs communes et solutions

• Problème d'envoi: Si certains participants ne reçoivent pas l'email, vérifiez leur adresse email dans leur profil pour vous assurer qu'elle est correcte.

• Filtres non efficaces: Si les filtres ne fonctionnent pas comme prévu, essayez de rafraîchir la page ou vérifiez si les critères de filtrage sont correctement définis.

Ce guide a pour but de faciliter l'utilisation de la fonctionnalité d'envoi d'emails multiples dans Yoplanning.pro, en assurant une communication efficace et organisée avec les participants.

Introduction

L’envoi des billets de réservation permet aux participants de recevoir toutes les informations essentielles liées à leur inscription. Ces billets servent de preuve de réservation et peuvent être présentés aux moniteurs au début de l’activité. Avec Yoplanning, l’envoi peut se faire manuellement, assurant une gestion fluide et une communication efficace avec vos clients.

Étapes pour utiliser cette fonctionnalité

1- Accéder à la commande

• Depuis votre session, ouvrez l'onglet "Participants" et cliquez sur le bouton à côté du nom du participant.

• Alternativement, rendez vous dans la section "Commandes" du menu de gauche, puis cliquez sur "Voir" pour afficher la commande concernée.

2️- Partager les billets avec les participants

Une fois la commande ouverte :

1. Cliquez sur les trois petits points en haut à droite.

2. Sélectionnez "Envoyer par email".

3. Vous pouvez joindre différents types de documents disponibles dans les options proposées par Yoplanning dont les billets.

4. Choisissez le modèle de message, puis cliquez sur "Envoyer".

Remarque : Le modèle de message doit être configuré au préalable dans "Email" de la section "Configuration".

Pour plus de détails sur l’envoi d’emails aux participants, consultez cet article.

Description de la Fonctionnalité

Cette fonctionnalité de Yoplanning.pro permet de transférer en masse les sessions d'un membre de l'équipe (staff) à un autre. Elle est pratique pour réassigner rapidement les sessions sans modifier chaque affectation individuellement, ce qui est particulièrement utile en cas d'absences imprévues ou de changements de planning.

Étapes pour Utiliser la Fonctionnalité

1. Accéder à la Liste des Sessions :

   • Dans le menu de gauche de Yoplanning.pro, cliquez sur 'Sessions'.

2. Appliquer les Filtres Nécessaires :

   • En haut de la page, utilisez les filtres pour sélectionner le staff dont vous souhaitez transférer les sessions.

   • Filtrer, si nécessaire, la période des sessions à transférer.

3. Sélectionner les Sessions :

   • Vérifiez que les sessions affichées correspondent à celles que vous souhaitez transférer.

   • Cliquez sur le bouton 'Tout cocher' pour sélectionner toutes les sessions affichées.

4. Initier la Modification :

   • Cliquez sur le bouton 'Modifier' situé en haut de la page.

5. Choisir l'Action de Modification :

   • Dans la liste des actions possibles, sélectionnez 'Changer le staff assigné'.

6. Assigner les Sessions à un Nouveau Staff :

   • Choisissez le staff de destination dans la liste déroulante.

   • Cliquez sur 'Sauvegarder' pour valider le transfert des sessions.

Conseils d'Utilisation et Bonnes Pratiques

• Vérification de Disponibilité : Avant de transférer les sessions, assurez-vous que le staff de destination est disponible pour toute la période concernée.

• Gestion des Conflits de Planning : Si le staff de destination n'est pas disponible pour certaines sessions, celles-ci ne seront pas transférées et resteront assignées au staff initial.

Erreurs Courantes et Résolution

• Sessions Non Transférées : Si certaines sessions ne sont pas transférées, cela peut indiquer un conflit de disponibilité. Vérifiez le planning du staff de destination et ajustez si nécessaire.

• Filtres Incorrects : Assurez-vous que les filtres appliqués correspondent exactement aux sessions que vous souhaitez transférer pour éviter des erreurs de sélection.

En suivant ces étapes et conseils, vous pouvez efficacement gérer les changements de planning dans Yoplanning.pro, en garantissant une transition fluide des responsabilités entre les membres de l'équipe.

Gérer plusieurs équipes

Yoplanning vous permet de gérer facilement plusieurs équipes. Que vous ayez besoin de planifier des sessions pour différentes équipes ou de gérer les indisponibilités de chaque équipe, Yoplanning rend le processus simple et facile.

Fonctions avancées de réglage du planning

Yoplanning offre une gamme de fonctions avancées pour vous aider à régler votre planning. Que vous ayez besoin de bloquer l'affectation d'un membre du personnel, de supprimer un stage ou de choisir des horaires spécifiques, Yoplanning a les outils dont vous avez besoin.

Staff Demandé (bloquage de l'affectation)

Avec Yoplanning, vous pouvez facilement bloquer l'affectation d'un membre du personnel. Cela peut être utile si un membre du personnel est indisponible ou si vous avez besoin de réserver un membre du personnel pour une session spécifique.

Le caddie rouge : quésako?

Le caddie rouge dans Yoplanning indique qu'une session n'est pas disponible sur la vente en ligne. Cela vous permet de voir rapidement et facilement quelles sessions sont vendues en ligne.

Suppression d'un stage (plusieurs sessions)

Si vous avez besoin de supprimer un stage, qui comprend plusieurs sessions, Yoplanning vous permet de le faire facilement. Vous pouvez supprimer toutes les sessions d'un stage en une seule fois, ce qui vous fait gagner du temps et de l'effort.

Supprimer une session au planning

Yoplanning vous permet de supprimer facilement une session de votre planning. Que vous ayez besoin de supprimer une session unique ou plusieurs sessions, Yoplanning vous donne le contrôle dont vous avez besoin.

Choix des horaires au planning

Avec Yoplanning, vous pouvez facilement choisir les horaires de vos sessions de planning. Que vous ayez besoin de planifier des sessions à des heures spécifiques ou de modifier les horaires d'une session existante, Yoplanning rend le processus simple et facile.

Yoplanning vous permet de choisir les couleurs de vos sessions de planning. Cela peut être utile pour distinguer rapidement et facilement différent type de sessions ou différentes équipes sur votre planning.

Si un membre du personnel est indisponible, vous pouvez facilement définir une indisponibilité pour ce membre du personnel dans Yoplanning. Cela vous permet de garder une trace des indisponibilités de votre personnel et de planifier en conséquence.

Comment réaffecter plusieurs sessions, voire un grand nombre de sessions, par exemple, toutes les sessions futures d'un staff à un autre en une seule opération ?

Fonctionnalités uniquement accessibles pour les structures, ayant le module honoraire destiné essentiellement au marché français

La fonctionnalité permet de gérer la répartition des membres de l'équipe sur les différentes sessions planifiées pour assurer un encadrement adéquat des activités.

Scinder un participant inscrit dans un groupe

Introduction

La génération des honoraires pour les staffs est une fonctionnalité clé de Yoplanning, permettant une gestion simplifiée des rémunérations au sein de votre structure. Cette fonctionnalité requiert l'activation préalable du module honoraires. Si vous ne trouvez pas cette option dans votre menu, contactez le support pour son activation. Avant de procéder, assurez-vous d'avoir configuré correctement le module en suivant les instructions fournies dans l'article dédié au paramétrage des honoraires.

Étapes pour Générer les Honoraires

1. Accès au Module Honoraires : Dans le menu de navigation gauche de Yoplanning, cliquez sur Administration, puis sélectionnez Honoraires.

2. Ajout d'un Honoraire : Cliquez sur le bouton Ajouter un honoraire. Cela ouvrira une liste de votre personnel. Sélectionnez les membres du staff pour lesquels vous souhaitez générer une fiche d'honoraires.

3. Création de la Fiche d'Honoraires : Après avoir sélectionné les staffs concernés, cliquez sur Créer un honoraire. Choisissez la date de début et de fin de la période pour laquelle vous souhaitez générer les honoraires, puis cliquez sur Créer.

Remarques Importantes :

• Il n'est pas possible de générer plusieurs fiches d'honoraires pour un même staff sur une même période.

• Les fiches d'honoraires peuvent être supprimées si elles ne conviennent pas ou en cas d'erreur.

Gestion des Cas Particuliers

• Cas N°1 : Rémunération Spécifique par Session : Vous pouvez attribuer une rémunération spécifique pour chaque session. Lors de l'édition d'une session, accédez à la section honoraires et saisissez le montant souhaité. Ce montant aura la priorité sur les calculs effectués dans les paramètres.

• Cas N°2 : Modification d'une Fiche d'Honoraires : Si vous devez apporter des modifications après l'édition d'une fiche d'honoraires, vous pouvez éditer cette fiche à tout moment pour modifier un montant, quelle que soit la date.

Conseils d'Utilisation

• Vérification et Validation : Avant de finaliser la création des fiches d'honoraires, prenez le temps de vérifier les montants et les périodes pour chaque staff afin de minimiser les erreurs.

• Gestion Évolutive : Utilisez la flexibilité du module honoraires pour ajuster les rémunérations en fonction des spécificités de chaque session ou des besoins individuels des staffs.

• Communication avec les Staffs : Assurez une transparence avec votre équipe en communiquant clairement sur les modalités de rémunération et sur toute modification apportée aux fiches d'honoraires. Article dédié au staff

En suivant ces étapes et conseils, vous pouvez optimiser la gestion des honoraires au sein de votre structure, en tirant pleinement parti des fonctionnalités offertes par Yoplanning.

Introduction

Avec Yoplanning, il est possible de bloquer l'affectation d'un membre du personnel pour une session spécifique. Cette fonctionnalité est particulièrement utile dans les cas suivants :

• Un staff est indisponible pour une période donnée.

• Un staff doit être exclusivement réservé pour une session spécifique.

• Vous souhaitez éviter qu’un staff soit affecté à une autre activité par erreur.

Grâce à cette option, vous gardez un contrôle total sur la gestion des ressources humaines et assurez une meilleure organisation de vos plannings.

Les étapes pour bloquer l'affectation d'un staff sur une session

1️- Accéder au planning

• Connectez-vous à Yoplanning.

• Recherchez la session où vous souhaitez verrouiller un staff dans la section "Sessions" du menu à gauche ou directement sur votre planning.

2️- Modifier les paramètres de la session

• Ouvrez la session concernée et accédez à l’onglet "Staff" dans les paramètres.

• Repérez l'option "Verrouiller le staff".

3️- Verrouiller l’affectation du staff

• Dans l'option "Verrouiller le staff", choisissez "Verrouillé par le manager".

• Assurez vous d'assigner au moins un membre de la team.

• Sauvegardez les modifications pour appliquer le verrouillage.

Vous pouvez ensuite retourner à votre planning pour vérifier que le staff est bien verrouillé en tentant de déplacer la session vers un autre staff. Si le verrouillage est bien appliqué, un message d'erreur s'affichera. Sur votre planning, une session avec un staff verrouillé apparaîtra avec un contour rouge.

Remarque: Il est possible de verrouiller l'affectation d'un membre du staff selon les préférences du client en sélectionnant "Verrouillé par le client". Selon la politique, des primes de fidélisation peuvent également être mises en place. Pour plus de détails concernant les primes ou les bonus, veuillez vous référer à cet article.

Bonnes pratiques et conseils

• Planifiez à l'avance : Si vous savez qu’un staff est indisponible, bloquez son affectation à l’avance pour éviter toute confusion.

• Utilisez cette fonction avec précaution : Assurez vous que le blocage est réellement nécessaire pour éviter des déséquilibres dans la répartition des ressources.

• Vérifiez régulièrement votre planning : Pour garantir que les sessions sont correctement affectées et éviter toute incohérence dans l’organisation.

Problèmes courants et solutions

• Problème : Impossible de bloquer l’affectation d’un staff Solution : Vérifiez que vous disposez des droits d’administration nécessaires pour modifier l’affectation des staffs.

• Problème : Erreur dans la gestion des disponibilités Solution : Vérifiez si le staff concerné n’a pas déjà des indisponibilités enregistrées, ce qui pourrait entrer en conflit avec le verrouillage de l’affectation.

Avec cette fonctionnalité, Yoplanning vous offre plus de flexibilité pour organiser vos équipes et garantir un bon déroulement des sessions.

Introduction

La fonctionnalité "Choix des couleurs au planning" vous permet de personnaliser l'affichage des différentes sessions et activités sur votre planning en utilisant des codes couleur. Cette personnalisation aide à identifier rapidement les sessions et leur statut, améliorant ainsi la gestion visuelle.

Accéder à la fonctionnalité

1. Depuis votre planning, cliquez sur l'icône de votre profil en haut à droite.

2. Sélectionnez "Préférences" dans le menu déroulant.

Définir les couleurs des sessions

Par défaut, les couleurs sont définies par produit. Voici comment personnaliser les couleurs :

Couleur par session

1. Accédez à la fiche produit de la session que vous souhaitez personnaliser.

2. Dans la section descriptif produit, recherchez l'option de couleur.

3. Sélectionnez la couleur désirée à partir de la palette de couleurs.

4. Enregistrez les modifications.

5. Vous pouvez faire la même opération directement sur une session si vous voulez lui donner une couleur particulière par rapport au produit.

Couleur par nombre de participants

1. Dans le menu déroulant "Préférences", dans la partie "Affichage", choisissez l'option "Nombre de participants" dans "Les couleurs des sessions dépendent de".

2. Les couleurs seront automatiquement attribuées en fonction du taux de remplissage des sessions.

Couleur par team

1. Pour les utilisateurs travaillant avec plusieurs teams, choisissez l'option "Team" dans "Les couleurs des sessions dépendent de".

2. Chaque team aura une couleur spécifique, facilitant la différenciation des sessions selon leur team d'appartenance.

3. Cette option est particulièrement utile en mode d'affichage "Toutes les teams".

Conseils d'utilisation et bonnes pratiques

• Clarté visuelle : Utilisez des couleurs contrastées pour une meilleure visibilité.

• Consistance : Maintenez des codes couleur cohérents pour les mêmes types de sessions pour éviter toute confusion.

Problèmes courants et solutions

• Problème : Les couleurs ne s'affichent pas correctement Solution : Assurez-vous d'avoir bien enregistré les modifications dans les paramètres de session ou d'affichage.

• Problème : Difficulté à distinguer certaines couleurs Solution : Choisissez des couleurs bien distinctes et évitez les teintes trop similaires. Vous pouvez également augmenter le contraste de votre écran pour une meilleure visibilité.

• Problème : Les paramètres de couleur ne se synchronisent pas entre différents appareils Solution : Vérifiez que vous êtes bien connecté au même compte sur tous les appareils et que les paramètres ont été correctement enregistrés sur chacun d'eux.

L'indisponibilité du staff permet de marquer des périodes pendant lesquelles un membre de la team (staff) n'est pas disponible pour participer ou encadrer une activité. Que ce soit pour une absence planifiée comme des congés, des rendez-vous personnels, ou des formations, définir une indisponibilité assure une planification précise et évite les conflits de planning.

Modifier ou supprimer des indispos cliquez ici

Comment Définir une Indisponibilité

1. Accès à la fonctionnalité:

   • Allez dans la section "Indisponibilités" ou cliquez sur le nom du staff sur la gauche de votre planning pour ouvrir sa fiche de profil.

2. Ajout d'une Indisponibilité:

   • Dans la fiche de profil du staff, cliquez sur le bouton "Définir une indisponibilité".

   • Une fenêtre s'ouvrira pour vous permettre de définir les détails de l'indisponibilité.

3. Définir les Détails:

   • Choisissez si l'indisponibilité est pour une seule journée ou pour plusieurs jours.

   • Saisissez la date de début de l'indisponibilité et, si nécessaire, la date de fin.

   • Définissez les horaires d'indisponibilité pour chaque jour concerné.

   • Vous pouvez également opter pour une indisponibilité récurrente, par exemple, tous les samedis durant une période donnée.

4. Sauvegarde:

   • Une fois toutes les informations saisies, sauvegardez les modifications en cliquant sur "ajouter". L'indisponibilité sera alors enregistrée et visible sur le planning du staff.

Conseils d'Utilisation et Bonnes Pratiques

• Planification Précise: Assurez vous de définir les indisponibilités dès que possible pour éviter les conflits de planning et garantir une gestion efficace des ressources.

• Communication: Informez votre équipe des absences planifiées pour maintenir une communication claire et prévenir tout malentendu.

Problèmes courantes et solutions

• Problème: Conflits de Planning: Solution: Vérifiez toujours le planning global avant de définir une nouvelle indisponibilité pour éviter les chevauchements avec des sessions déjà planifiées.

• Problème: Indisponibilités Récurrentes: Solution: Soyez attentif lors de la configuration des indisponibilités récurrentes pour s'assurer qu'elles ne s'étendent pas au-delà de la période nécessaire.

Remarque : Les indisponibilités sont visuellement représentées par des hachures grises sur le planning du staff, facilitant leur identification. Ces hachures peuvent également signaler que le staff est indisponible pour votre équipe, tout en étant engagé dans une activité non visible par vous.

L’affichage des hachures se différencie visuellement en fonction de l’utilisateur qui paramètre les indisponibilités (staff ou manager). De plus, il est possible de scinder les indisponibilités afin de préciser davantage les plages horaires concernées.

En suivant ces étapes et conseils, vous pourrez efficacement gérer les indisponibilités de votre personnel sur Yoplanning, assurant ainsi une planification optimale des activités de votre équipe.

La fonctionnalité "Assigner un ou plusieurs Staffs à une Session" permet de gérer efficacement la répartition des membres de l'équipe sur les différentes sessions planifiées. Cela garantit que chaque session est encadrée par le personnel adéquat, assurant ainsi un bon déroulement des activités sportives ou culturelles proposées.

Étapes pour utiliser la fonctionnalité

• Assigner un staff unique via le planning :

  • Localisez la session à laquelle vous souhaitez assigner un staff.

  • Glissez et déposez la session sur le planning pour la déplacer ou l'assigner à un autre staff.

• Éditer une session pour assigner plusieurs staffs :

  • Cliquez sur la session à modifier.

  • Cliquez sur l'icône en forme de crayon en haut de la session pour entrer en mode édition.

• Ajouter des staffs :

  • Dans la section "Staff", ajoutez les membres de votre équipe qui vont encadrer cette activité. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs staffs en fonction des besoins de la session.

• Enregistrer les modifications :

  • Après avoir sélectionné les staffs, assurez-vous de sauvegarder vos modifications pour que les changements soient pris en compte.

Résultat sur le planning

Lorsque vous avez assigné plusieurs staffs à une session, vous verrez les sessions s'afficher en face de chaque ligne de staff. En cliquant sur n'importe quel staff dans une session, cette action ouvrira la même session que vous pouvez modifier ou pré-assigner. Il est donc normal que la session apparaisse plusieurs fois, correspondant à chaque staff assigné.

Introduction

Dans l'application Yoplanning.pro, gérer les indisponibilités des staffs est essentiel pour assurer une planification efficace et précise de vos activités. Cependant, il peut arriver que des erreurs soient faites lors de la saisie de ces indisponibilités. Ce guide vous expliquera comment supprimer une indisponibilité pour un membre du staff et quelles sont les limitations relatives à la modification de ces indisponibilités.

Accès à la gestion des indisponibilités

1. Accédez au menu principal situé sur le côté gauche de votre écran.

2. Cliquez sur la section "Indisponibilités" pour ouvrir la liste des indisponibilités saisies pour l'ensemble de la team.

Supprimer une indisponibilité

Il est important de noter que vous ne pouvez pas modifier directement une indisponibilité. La seule option disponible est de supprimer l'indisponibilité existante pour ensuite en saisir une nouvelle si nécessaire. Voici comment procéder pour la suppression :

1. Filtrez la liste des indisponibilités selon le staff dont vous souhaitez supprimer l'indisponibilité. Cela simplifiera la recherche de l'entrée spécifique que vous souhaitez gérer.

2. Sélectionnez l'indisponibilité que vous voulez supprimer en cochant la case correspondante.

3. Utilisez l'option de suppression. Une fois l'indisponibilité sélectionnée, utilisez le bouton ou l'icône de suppression pour enlever l'entrée de la liste.

Limitations

• Les indisponibilités de type général, c'est-à-dire celles qui affectent la disponibilité totale d'un staff pour toutes les teams, ne peuvent pas être modifiées par les managers ou les administrateurs de la team. Dans ce cas, la modification doit être demandée directement au staff concerné.

• Cette limitation assure que les indisponibilités globales, qui pourraient affecter plusieurs équipes ou activités, soient gérées avec une communication directe pour éviter toute confusion ou conflit d'horaires.

Conseils et bonnes pratiques

• Communiquez clairement avec le staff dont l'indisponibilité doit être supprimée, surtout si une nouvelle indisponibilité doit être saisie. Cela aidera à éviter les erreurs et les malentendus.

• Vérifiez régulièrement les indisponibilités saisies pour s'assurer qu'elles sont à jour et reflètent avec précision la disponibilité de votre équipe.

Résolution des problèmes

Si vous rencontrez des difficultés pour supprimer une indisponibilité, assurez-vous que vous avez les droits nécessaires pour effectuer cette action. Si le problème persiste, contactez le support technique de Yoplanning.pro pour une assistance.

Ce guide vous a fourni les étapes nécessaires pour gérer la suppression des indisponibilités dans l'application Yoplanning.pro, ainsi que des informations importantes concernant les limitations et les meilleures pratiques associées à cette tâche.

Comment Envoyer un Lien de Paiement à votre Client sur Yoplanning

Yoplanning simplifie le processus de paiement en vous permettant d'envoyer directement un lien de paiement à vos clients. Ce lien redirige vos clients vers une page de paiement sécurisée où ils peuvent effectuer leur paiement en toute tranquillité.

Comment effectuer un remboursement sur Yoplanning

Si vous devez effectuer un remboursement ou une annulation Via Payline rdv sur le backoffice de payline.

Gestion des Trop-perçus dans les commandes

Yoplanning vous aide à gérer les trop-perçus dans vos commandes. Si un client a payé plus que le montant dû, Yoplanning vous permet de suivre ces trop-perçus et de les gérer efficacement.

Faire la caisse sur Yoplanning

Avec Yoplanning, vous pouvez facilement faire votre caisse. L'interface intuitive de Yoplanning vous permet de suivre vos transactions, de vérifier vos soldes et de gérer votre caisse en toute simplicité.

Erreur de caisse, comment modifier ?

Si vous faites une erreur lors de la gestion de votre caisse, Yoplanning vous permet de corriger cette erreur facilement. Vous pouvez ainsi assurer une gestion précise de votre caisse.

Configurer Stripe - Système de paiement sécurisé

Yoplanning s'intègre avec Stripe, un système de paiement en ligne sécurisé. Vous pouvez configurer Stripe sur Yoplanning pour accepter les paiements en ligne de vos clients.

Configuration des taxes de ventes

Yoplanning vous permet de configurer les taxes de vente pour vos produits et services. Vous pouvez définir les taux de taxe appropriés pour chaque produit ou service que vous offrez.

Comment rembourser une transaction via Stripe sur Yoplanning en un clic

Si vous devez rembourser une transaction effectuée via Stripe, Yoplanning rend ce processus facile. Vous pouvez rembourser une transaction en un seul clic, directement depuis votre interface Yoplanning.

Encaisser au Comptoir en Vente à Distance

Directement dans le planning où via le module de réservation, vous pouvez afficher directement le formulaire de saisie des informations bancaires de votre opérateur de paiement.

Paiement 3 fois sans Frais (Payline)

Option disponible uniquement avec Payline. Explication du fonctionnement.

Comment faire les rapprochements avec Stripe et la caisse ?

Cet article guide les utilisateurs de Yoplanning dans le rapprochement efficace des transactions Stripe consolidées par virement hebdomadaire avec les enregistrements de la caisse, en mettant l'accent sur la précision financière et les bonnes pratiques de réconciliation.

Mise en place du terminal Stripe de paiement

Vous pouvez obtenir un terminal de paiement pour Stripe qui sera mobile et qui fonctionne avec votre téléphone.

Avantages d'utiliser le terminal bancaire de Yoplanning en collaboration avec Stripe

Le terminal bancaire de Yoplanning en collaboration avec Stripe offre des paiements mobiles sécurisés, flexibles et intégrés à l'application, avec des tarifs compétitifs souvent inférieurs à ceux de la concurrence comme SumUp ou Square.

Lorsque vous avez besoin de rembourser entièrement une commande, suivez les étapes suivantes :

1. Assurez-vous que le solde des paiements de la commande est à zéro.

2. À ce stade, le remboursement est complet et vous avez la possibilité de supprimer la commande.

3. Gardez à l'esprit que même après la suppression, les détails de la commande seront conservés dans les archives.

4. Pour consulter l'historique des paiements, rendez-vous dans la section Paiement pour consulter la liste des transactions.

5. À partir de là, vous pouvez vérifier à quoi correspondaient les paiements effectués.

Notez que la suppression de la commande est optionnelle et dépend de la politique de gestion des commandes de votre entreprise.

Introduction

Yoplanning propose une fonctionnalité très pratique permettant d'envoyer un lien de paiement à vos clients et de programmer un rappel automatique en cas de non-paiement. Suivez ces étapes pour gérer efficacement vos transactions financières.

Étapes pour envoyer un lien de paiement

1️- Accéder à la commande

• Ouvrez Yoplanning et accédez à la section Commandes.

• Recherchez la commande concernée et cliquez dessus pour afficher les détails.

2️- Ajouter un paiement

• Sur la page de commande, cliquez sur "Ajouter un paiement".

• Un nouvel écran s’ouvrira pour entrer les détails du paiement.

3️- Sélectionner "Lien de paiement"

• Dans l'onglet général, sélectionnez "Lien de paiement".

4️- Saisir le montant du paiement

• Indiquez le montant que vous souhaitez demander au client.

• Ce montant peut être ajusté si le paiement est fractionné entre plusieurs personnes.

5️- Programmer un rappel automatique

• Activez l'option de rappel automatique pour notifier votre client en cas de non-paiement.

• Un seul rappel peut être programmé.

Configurer le rappel automatique

• Accédez à Administration > Configuration > Team.

• Cliquez sur "Éditer", puis allez à la section "Lien de paiement".

• Activez l'option de rappel et définissez le délai avant l'envoi du rappel.

Remarque : Ce délai peut être ajusté individuellement pour chaque lien de paiement.

6️- Envoyer le lien de paiement

• Vérifiez les détails de la transaction.

• Cliquez sur "Envoyer" : le client recevra un email contenant le lien de paiement.

• Le paiement pourra être effectué directement par carte bancaire.

Conseils d'utilisation et bonnes pratiques

• Vérifiez les détails de la transaction avant d'envoyer le lien de paiement pour éviter toute erreur.

• Utilisez le rappel automatique afin de ne jamais manquer un paiement en attente.

• Suivez l'historique des paiements via Yoplanning pour une comptabilité claire et à jour.

Problèmes courants et solutions

• Problème: Le lien de paiement n'est pas envoyé Solution: Vérifiez que l'adresse e-mail du client est correcte et que votre connexion internet fonctionne. Essayez de renvoyer le lien.

• Problème: Le client ne peut pas effectuer le paiement Solution: Vérifiez que son moyen de paiement (carte bancaire) est valide. Assurez vous aussi que votre système de paiement est bien configuré.

• Problème: Le rappel automatique ne fonctionne pas Solution: Assurez-vous que l'option de rappel est bien activée dans la section Team.

Cela concerne uniquement les utilisateurs avec le module de facturation adapté à la comptabilité française. Durant le processus de remboursement d'une commande validée en facture, il existe deux situations distinctes à considérer :

1. Remboursement Total

Bien que rare, cette situation peut survenir. Si elle se présente, procédez comme suit :

• Réouvrez la facture concernée.

• Un avoir sera généré automatiquement.

• Saisissez la transaction de remboursement.

• La facture originale restera accessible mais affichée avec le statut Annulé.

2. Remboursement Partiel

Habituellement le résultat d'une erreur de facturation, suivez les étapes ci-dessous pour effectuer un remboursement partiel :

• Réouvrez la facture à corriger.

• Modifiez les prestations ou ajustez les tarifs selon l'erreur constatée.

• Revalidez ensuite la commande en facture.

• Il en résulte la production d'un avoir pour la facture initiale et la création d'une nouvelle facture qui annule et remplace la précédente.

Note Importante : Prudence avec la Réouverture Des Factures

La réouverture d'une facture est une opération comptable significative qui entraîne une augmentation du volume des écritures dans le journal de vente. En fait, chaque réouverture suivie d'une revalidation de facture peut tripler le nombre d'écritures comptables nécessaires. Il est donc conseillé de limiter autant que possible ces actions. Une bonne pratique est d'essayer de prévoir les changements sur les commandes avant qu'elles ne soient facturées. À cet effet, des paramètres sont mis à votre disposition pour différer la facturation automatique de quelques jours après la fin de la prestation. Cette fonctionnalité permet d'apporter des ajustements en amont et d'éviter des opérations comptables répétées.

Paramètres de Décalage de Facturation:
  - Accédez aux réglages de votre Team. (administration, configuration)
  - Editer la team avec le Menu Trois Petits points
  - Localisez la section facturation.
  - Définissez un délai d'auto-finalisation des commandes.

Introduction

Dans l'usage quotidien de Yoplanning, il peut arriver de commettre une erreur lors de la saisie dans la caisse, comme une erreur de mode de règlement ou de montant. En raison de réglementations fiscales strictes, ces saisies ne sont ni supprimables ni directement modifiables. Pour rectifier une telle erreur, il est nécessaire de réaliser une opération inverse, c'est-à-dire un remboursement puis d'enregistrer la transaction correcte.

Étapes pour Utiliser la Fonctionnalité

1- Identification de l'Erreur

• Accédez à la section "Commandes".

• Recherchez et sélectionnez la commande concernée.

2- Procéder au Remboursement

• Ouvrez la commande erronée.

• Cliquez sur l'option "Rembourser".

3- Date du Remboursement

• La fenêtre de remboursement s'ouvre : à ce moment-là, choisissez la date du remboursement si celui-ci a été effectué en amont, ou laissez la date du jour.

4- Créer le remboursement

• Sélectionnez le même moyen de paiement

• Ne mettez pas de montant négatif, saisissez simplement le montant correct puis cliquez sur "Créer"

5- Enregistrer correctement la transaction

• Une fois le remboursement effectué, ajouter un nouveau paiement

• Modifier la date si nécessaire

• Saisir le montant, puis finaliser l’opération en cliquant sur "Créer" en haut à droite pour enregistrer l'action.

Pour plus de détails concernant les remboursements automatique via une plateforme de paiement, veuillez vous référer à cet article.

Conseils d'Utilisation et Bonnes Pratiques

• Vérification Rigoureuse : Avant de valider une transaction, vérifiez toujours les détails saisis pour minimiser les erreurs.

• Gestion des Dates : Pour maintenir des registres clairs, ajustez toujours la date de remboursement à celle de l'erreur originale si le remboursement n'est pas immédiat.

• Documentation de l'Erreur : Il est conseillé de noter la raison du remboursement pour une meilleure traçabilité.

Problèmes Courants et Solutions

• Problème: Erreur de Montant dans le Remboursement Solution: Si vous saisissez un montant incorrect lors du remboursement, répétez le processus de remboursement avec le montant correct.

• Problème: Omission de la Date de Remboursement Solution: Si vous oubliez de régler la date de remboursement, votre comptabilité pourrait être inexacte. Vérifiez et ajustez les dates en cas de doute.

Introduction

Le remboursement d’une commande est une étape clé dans la gestion des transactions et la satisfaction client. Avec Yoplanning, vous pouvez facilement effectuer un remboursement, qu'il soit automatique via une plateforme de paiement en ligne (Stripe, Adyen, Payline) ou manuel pour les paiements hors ligne.

Étapes pour Effectuer un Remboursement

1. Accéder à la Commande Concernée:

   • Depuis le menu de gauche, accédez à la section "Commandes".

   • Recherchez et sélectionnez la commande pour laquelle un remboursement doit être effectué.

2. Initier le Processus de Remboursement:

   • Sous le bouton "Ajouter un paiement", cliquez sur le lien "rembourser".

3. Choix du Type de Remboursement:

   • Choisissez entre un remboursement manuel ou automatique.

     • Remboursement Automatique: Disponible pour les paiements effectués via le système de paiement en ligne (Payline, Stripe, Adyen).

     • Remboursement Manuel: Pour les paiements non couverts par le système automatique.

4. Saisie du Montant du Remboursement:

   • Déterminez le montant à rembourser. Il n'est pas nécessaire de rembourser l'intégralité du paiement d'origine.

5. Finalisation du Remboursement:

   • Pour un remboursement automatique, Yoplanning transmet l'ordre directement à la plateforme de paiement.

   • Pour un remboursement manuel, effectuez l'action de remboursement réel en dehors de Yoplanning, et notez la transaction dans la caisse de Yoplanning.

Conseils d'Utilisation et Bonnes Pratiques

• Vérification: Avant de procéder au remboursement, assurez vous de la validité de la demande de remboursement.

• Précision: Saisissez le montant exact pour éviter les déséquilibres comptables.

• Date de Valeur: Lors d’un remboursement manuel, indiquez la date correcte pour la transaction afin de faciliter le suivi.

Problèmes courants et solutions

• Problème: Erreur de Montant Solution: Assurez vous que le montant saisi correspond à l'intention de remboursement.

• Problème: Sélection du Mauvais Type de Remboursement Solution: Vérifiez le type de paiement initial avant de choisir le mode de remboursement.

• Problèmes de Synchronisation avec les Plateformes de Paiement Solution: En cas de remboursement automatique, vérifiez la connexion entre Yoplanning et la plateforme de paiement.

Pour aller plus loin. Quelques articles complémentaires sur différents cas de figures :

Comment faut-il saisir les choses pour être conforme d'un point de vue comptable ?

• Remboursement de la totalité d'une commande.

• Remboursement partiel.

• Remboursement d'une commande validé en facture.

Lors d'un remboursement partiel, il est nécessaire de modifier la commande pour refléter le montant correct. Suivez ces étapes :

1. Ouvrez la commande concernée.

2. Cliquez sur le Menu Trois Petits points en haut à droite pour l'éditer.

3. Modifiez les lignes de commande comme suit :

   • Pour supprimer des articles : Supprimez les lignes d'articles non facturés.

   • Pour ajuster les montants : Changez les quantités ou les prix pour correspondre au montant partiel remboursé.

4. Assurez-vous que le montant final de la commande correspond au paiement effectivement reçu.

5. Cliquez sur le bouton Sauvegarder pour enregistrer les modifications.

Importance de la Correspondance Entre la Commande et les Prestations

Il est crucial de veiller à ce que les détails de la commande reflètent précisément les prestations réellement effectuées. Cela garantit la transparence et maintient la confiance entre le fournisseur et le client. Les incohérences peuvent provoquer des malentendus et éroder la fiabilité du processus de facturation. Un dossier de commande exact permet également une tenue de livres précise, indispensable pour la gestion financière et la conformité fiscale.

Introduction

La gestion des trop-perçus dans les commandes est une fonctionnalité permettant de traiter les situations où un client a payé plus que le montant dû pour une prestation. Cette surcharge peut se résoudre de deux manières : par un remboursement direct au client ou par la création d'un crédit client, utilisable pour de futures transactions.

Etapes pour utiliser la fonctionnalité Gestion des Trop-perçus

1. Accéder à la gestion des trop-perçus

• Rendez-vous dans la liste des commandes.

• Utilisez les filtres en haut de la liste pour retrouver la commande du client concerné.

2. Transformer un trop-perçu en crédit client

• Cliquez sur la commande pour afficher ses détails.

• Sélectionnez l’option "Vendre un bon" en bas parmi les actions disponibles.

• Dans le menu déroulant, choisissez "Crédit client".

• Saisissez le montant du crédit correspondant au trop-perçu.

• Confirmez la création du crédit : une ligne sera ajoutée à la facture indiquant le montant alloué.

Utilisation du Crédit par le Client

Le crédit client créé est automatiquement enregistré sous le compte du client et peut être utilisé comme moyen de paiement pour toute nouvelle commande :

1. Lorsque le client effectue une nouvelle réservation ou commande, il peut choisir d'utiliser son crédit disponible.

2. Le montant du crédit sera déduit du total de sa nouvelle commande.

Conseils d'Utilisation et Bonnes Pratiques

• Communication Transparente : Assurez vous de communiquer clairement avec le client concernant le traitement de son trop-perçu, que ce soit par remboursement ou crédit.

• Documentation : Yoplanning garde une trace de tous les crédits émis pour référence future et pour simplifier les réconciliations comptables.

• Prévention : Notez qu'il n'est pas possible de valider des commandes en facture définitive si elles contiennent un trop perçu. Il faut absolument régler les trop perçus pour que la commande puisse être transformée en facture.

Problèmes courants et solutions

• Porblème: Crédit non appliqué Solution: Vérifiez que le crédit a bien été créé et est visible dans le compte client. En cas de disparité, revérifiez les montants entrés et ajustez si nécessaire.

• Problème: Le client ne trouve pas comment utiliser le crédit Solution: Assurez vous que le client comprend comment son crédit peut être appliqué à de futures commandes.

Pour plus d'information concernant la création et l'utilisation des crédits, veuillez vous réferez à cet article.

Introduction

Le paiement en 3 fois sans frais est une solution flexible qui permet aux clients de répartir le règlement de leurs achats en trois échéances mensuelles, sans coût supplémentaire. Intégré à Yoplanning via Payline, ce mode de paiement simplifie l'expérience client tout en garantissant une gestion fluide des transactions pour votre entreprise.

Toutefois, bien que ce service facilite l'accès à vos offres, il implique également un suivi rigoureux des paiements et une gestion proactive des éventuelles irrégularités.

Voici comment cela fonctionne :

• Enregistrement des paiements : Au moment du paiement, trois enregistrements sont effectués dans la caisse. Le premier a lieu le jour même, et les deux autres suivent chaque mois, avec un intervalle d'un mois entre eux. Les paiements sont enregistrés à 0h à la date de chaque échéance.

• Mise à jour des paiements : L'enregistrement dans la caisse est mis à jour le jour où le paiement est effectivement réalisé par Payline. L'horaire change alors pour indiquer l'heure exacte du paiement.

• Risque de non-paiement : Le risque de non-paiement est assumé par vous. Si le client annule sa carte en cas de perte ou de vol, les échéances suivantes ne peuvent pas être effectuées, et vous ne serez donc pas payé. Il est nécessaire de contacter le client pour régulariser la situation.

• Vérification des échéances : Pour vérifier que toutes les échéances ont été correctement effectuées, il faut comparer le montant réellement encaissé (sur Yoplanning) avec celui sur Payline. Si le montant sur Yoplanning est supérieur à celui sur Payline, cela indique probablement qu'une échéance n'a pas été honorée. Des notifications sont également envoyées pour signaler toute anomalie par Payline.

• Il est donc très important de faire la caisse quotidiennement.

Comprendre les virements Stripe

Stripe effectue des virements consolidés de manière hebdomadaire ou quotidienne en fonction de votre configuration. Ces virements regroupent plusieurs transactions et déduisent automatiquement les frais de transaction Stripe et les commissions Yoplanning.

Décomposition des montants versés

1. Montant brut encaissé : Total des transactions avant toute déduction.

2. Frais Stripe : Commissions appliquées par Stripe sur chaque transaction (frais bancaires).

3. Commissions Yoplanning : Frais de service appliqués par Yoplanning.

4. Montant net reçu : Somme créditée sur votre compte bancaire après déduction des frais ci-dessus.

Accéder aux détails des transactions

Dans Stripe

1. Connectez-vous à votre dashboard Stripe.

2. Allez dans l’onglet Paiements pour voir chaque transaction individuelle.

3. Dans Virements, retrouvez les paiements consolidés vers votre compte bancaire.

4. Téléchargez un rapport détaillé des transactions et frais appliqués.

Dans Yoplanning

1. Accédez à la section Paiements.

2. Vérifiez les encaissements pour la période concernée.

3. Comparez le montant total avec celui indiqué dans Stripe.

Explication des différences de montants

La différence entre le montant payé par le client final et le montant perçu sur votre compte bancaire correspond aux frais bancaires appliqués par Stripe.

• Si vous n’êtes pas assujetti à la TVA, l’intégralité de cette différence peut être comptabilisée en frais bancaires.

• Si vous avez besoin d’une facture pour ces frais, vous pouvez en faire la demande auprès de Yoplanning. Une facture sera générée à la date de votre demande.

Bonnes pratiques pour un rapprochement efficace

1. Effectuer un rapprochement régulier (hebdomadaire ou mensuel) pour éviter l’accumulation des écarts.

2. Télécharger systématiquement les relevés Stripe pour suivre les frais appliqués.

3. Comparer les transactions avec les rapports bancaires pour éviter les erreurs comptables.

4. Contacter le support Yoplanning ou Stripe en cas de divergence non expliquée.

En suivant ces étapes, vous pourrez assurer un suivi précis des paiements et des commissions et éviter les écarts dans votre comptabilité.

Introduction

L’encaissement au comptoir en vente à distance via un lien de paiement est une solution idéale pour traiter des transactions sécurisées lorsque le client ne peut pas régler directement en ligne, notamment lors d’un paiement par téléphone.

Grâce à Yoplanning, vous pouvez générer un lien de paiement, accéder au formulaire de paiement, et finaliser la transaction en toute sécurité.

Étapes pour Utiliser la Fonctionnalité

1. Création du Lien de Paiement : Commencez par générer un lien de paiement. Si vous ne disposez pas de l'email du client, vous pouvez vous envoyer le lien à vous-même.

2. Accès au Formulaire de Paiement : Une fois le lien de paiement en attente, utilisez le bouton "payé" associé pour accéder au formulaire de paiement. Saisissez ici les informations bancaires du client.

3. Validation du Client : Il est important de noter qu'une validation du client est souvent requise, généralement via son téléphone. Assurez vous d'être en accord avec le client au moment de la transaction pour faciliter cette validation.

4. Utilisation via le Module de Réservation : Cette fonctionnalité est également accessible directement depuis le module de réservation. En mode connecté, sélectionnez "formulaire de paiement" dans la liste déroulante pour entrer les informations bancaires du client. Comme précédemment, assurez vous que le client est disponible pour valider la transaction sur son téléphone.

Conseils d'Utilisation et Bonnes Pratiques

• Communication avec le Client : Maintenez une communication claire avec le client tout au long de la transaction, surtout concernant la validation nécessaire de leur part.

• Sécurité des Données : Assurez vous de traiter les informations bancaires du client avec la plus grande confidentialité et sécurité.

• Vérification Double : Confirmez toujours avec le client les montants et les détails de la transaction avant de procéder au paiement.

Problèmes Courants et solutions

• Problème: Validation Solution: Le client doit valider la transaction sur son téléphone. En cas d'absence de validation, vérifiez que le client a reçu la notification et peut y accéder.

• Problème: Erreur de Saisie des Informations Bancaires Solution: Vérifiez soigneusement les informations saisies. Une erreur peut entraîner l'échec de la transaction.

Il est nécessaire d'avoir souscrit un abonnement spécifique au module de comptabilité

Comptabilité pour les groupements d'indépendants.

Explication du fonctionnement comptable, Pour le régime d'encaissement pour compte de tiers.

Gérer les avoir

Comment créer un avoir à partir d'une facture validée ?

Comment générer une facture définitive pour mon client

La fonctionnalité de génération de facture définitive dans Yoplanning permet de transformer une commande en un document comptable officiel, bloquant toute modification et respectant les obligations fiscales.

Revendeur de type marketplace, gestion de la commission

Doit-on ou pas déduire la commission sur les factures lorsque le revendeur est une Marketplace ?

Comptabilité française, Notice et export

Toutes les informations destinées au comptable concernant les exports et autres finesses de la comptabilité française.

Intégration Pennylane

Yoplanning dispose d'une intégration avec le logiciel de comptabilité Pennylane.

Introduction

Faire la caisse sur Yoplanning est une étape essentielle pour assurer une gestion financière précise et efficace. Ce processus permet de vérifier l’exactitude des transactions, d’identifier d’éventuelles anomalies et de minimiser les écarts de trésorerie.

Une bonne gestion de la caisse garantit une meilleure traçabilité des paiements, réduit les erreurs comptables et facilite le suivi des finances de votre entreprise

Importance de Faire la Caisse Chaque Jour

• Vérification de l'exactitude des transactions : Assure que tous les paiements reçus correspondent aux transactions enregistrées.

• Détection et correction des anomalies : Permet d'identifier rapidement toute erreur ou irrégularité et d'apporter les corrections nécessaires.

• Prévention des écarts de trésorerie : Aide à minimiser les risques d'écarts entre les montants attendus et les montants réellement encaissés.

Étapes pour Faire la Caisse sur Yoplanning

• Accès à la Liste des Paiements : Accédez à la liste de tous les encaissements en cliquant sur l'option "Paiements" dans le menu de gauche de l'interface Yoplanning.

• Filtrer par Date de Contrôle : Appliquez un filtre sur la date du contrôle pour cibler les transactions de la journée. Il est conseillé de sélectionner la même date pour la date de début et la date de fin afin de se concentrer sur les encaissements journaliers.

• Utilisation du Journal de Caisse : Sélectionnez "Journal de caisse" dans le menu des "trois petits points" situé en haut à droite pour consulter un résumé des transactions et effectuer une vérification avec les totaux réels.

• Comparaison et Correction : Comparez les totaux indiqués dans le journal de caisse avec vos enregistrements physiques ou numériques. En cas de différence, recherchez l'origine de l'écart et effectuez les ajustements nécessaires.

• Référence en cas de Problème : En cas de difficultés ou d'anomalies non résolues, consultez l'article dédié aux modifications d'erreur de caisse sur Yoplanning pour des instructions détaillées sur la gestion de ces situations.

Conseils d'Utilisation

• Effectuez cette vérification quotidiennement pour maintenir un contrôle rigoureux sur vos finances.

• Conservez une documentation des vérifications effectuées pour référence future.

• Formez votre personnel impliqué dans la gestion de la caisse à ces procédures pour assurer l'efficacité et la précision de vos enregistrements financiers.

L'adoption de cette pratique vous garantit non seulement l'intégrité et la précision de vos enregistrements financiers mais aussi la sérénité dans la gestion quotidienne de votre entreprise.

À quoi sert la fonctionnalité de mise en place du terminal Stripe de paiement ?

Le terminal Stripe permet de prendre des paiements au comptoir ou n'importe où sur le terrain, à condition d'avoir une connexion avec votre téléphone. Il est particulièrement utile pour les activités sportives ou culturelles nécessitant des transactions en déplacement.

Étapes pour utiliser la fonctionnalité de mise en place du terminal Stripe de paiement

1. Commander le terminal Stripe

   • Accédez à Stripe Terminal WisePad 3 et passez commande pour le modèle recommandé.

2. Réceptionner le terminal

   • Une fois le terminal reçu, préparez-le pour la configuration.

3. Contacter l'équipe Yoplanning

   • Contactez notre équipe de support pour demander la connexion de votre appareil. Vous pouvez nous joindre via l'onglet "Support" dans votre tableau de bord Yoplanning ou par email.

4. Configurer le terminal

   • Suivez les instructions fournies par notre équipe pour connecter votre terminal à votre compte Stripe. Cette étape inclut l'installation de l'application Yoplanning sur votre téléphone (Android/iOS) et la connexion Bluetooth avec le terminal.

Conseils d'utilisation et bonnes pratiques

• Assurez une bonne connexion : Vérifiez que votre téléphone est bien connecté à Internet avant de tenter des transactions avec le terminal.

• Testez avant utilisation : Effectuez quelques transactions de test pour vous assurer que tout fonctionne correctement avant de l'utiliser sur le terrain.

• Formation du personnel : Formez votre personnel à l'utilisation du terminal pour éviter des erreurs pendant les transactions en direct.

Erreurs courantes et solutions

• Problème de connexion Bluetooth

  • Solution : Vérifiez que le terminal est bien allumé et que le Bluetooth est activé sur votre téléphone. Si le problème persiste, essayez de redémarrer les deux appareils.

• Échec de transaction

  • Solution : Assurez-vous que vous avez une connexion Internet stable. Vérifiez aussi que les détails de la carte sont correctement entrés et que la carte est valide.

• Terminal non détecté par l'application Yoplanning

  • Solution : Assurez-vous que le terminal est compatible avec votre version de l'application Yoplanning. Mettez à jour l'application si nécessaire et recommencez le processus de connexion.

  Problème de permissions

  • Solution : Assurez-vous d'avoir autorisé l'accès au Bluetooth et à localisation sur l'application Yoplanning lorsque cela est demandé.

En suivant ces étapes et conseils, vous pourrez facilement mettre en place et utiliser le terminal Stripe de paiement avec Yoplanning pour faciliter les transactions au comptoir ou en déplacement. Pour toute question supplémentaire, notre équipe de support est à votre disposition.

Lancement du terminal bancaire Yoplanning

Yoplanning, en collaboration avec Stripe, propose désormais un terminal bancaire mobile intégré à l'application. Cette solution offre plusieurs avantages significatifs pour les utilisateurs, notamment pour les activités sportives et culturelles nécessitant des transactions en déplacement.

Avantages

1. Paiements mobiles :

   • Acceptez des paiements au comptoir directement depuis votre téléphone, n'importe où sur le terrain.

   • Idéal pour les activités nécessitant des transactions en déplacement, comme les événements sportifs ou culturels.

2. Support de diverses méthodes de paiement :

   • Acceptez n'importe quelle carte bancaire sans contact, ainsi que des paiements via Apple Pay, Google Pay, et bien plus encore.

   • Aucune nécessité d'équipement supplémentaire pour traiter les paiements.

3. Fiabilité et sécurité :

   • Stripe, leader mondial des solutions de paiement en ligne, garantit des transactions sécurisées.

   • Assurez-vous que toutes les transactions sont protégées par les dernières normes de sécurité.

4. Flexibilité et commodité :

   • Effectuez des transactions depuis n'importe où, tant que vous avez une connexion Internet.

   • Élimine le besoin d'un terminal de paiement physique, réduisant ainsi les coûts et la complexité logistique.

5. Intégration fluide avec Yoplanning :

   • Les paiements sont automatiquement synchronisés avec votre système Yoplanning, simplifiant la gestion financière.

   • Suivi en temps réel des paiements et des commandes, facilitant la gestion de votre activité.

6. Tarifs compétitifs :

   • Nous proposons des tarifs compétitifs, souvent inférieurs à ceux de la concurrence comme SumUp ou Square.

   • Réduisez vos coûts de transaction tout en bénéficiant d'un service de haute qualité.

Édition des produits constatés d'avances.

Serait-il possible de supprimer dans le titre de la facture le terme "provisoire" ?

Caisse agréée, attestation

Exports comptables depuis Yoplanning

Factur-X Norme de facturation

Intégration Pennylane

Étapes d'Utilisation

1. Connectez-vous à votre compte Yoplanning.pro.

2. Menu de Gauche: Allez dans le menu de gauche et cliquez sur "Commande".

3. Filtrer la Liste: Repérez l'option "Filtrer" et cochez la case "par date de session".

4. Période Future: Entrez la période future que vous souhaitez examiner.

5. Visualisation: Vous verrez s'afficher toutes les commandes qui contiennent des prestations entre ces deux dates.

6. Filtrer les Règlements: Utilisez l'option de filtrage supplémentaire pour voir uniquement les règlements.

7. Export Excel: Si nécessaire, vous pouvez exporter ces données dans un fichier Excel pour une analyse plus poussée.

N'oubliez pas les bons cadeaux.

• Dans le menu de gauche, la liste des bons cadeaux regroupe l'ensemble des "crédit client" donc toutes les sommes d'argent qui ont été encaissés, mais qu'ils n'ont pas été encore consommés.

• Dans le menu trois petits points de la liste des bons cadeaux, vous pourrez trouver un expert-comptable vous donnera toutes les informations nécessaires.

Voilà, vous savez maintenant comment utiliser cette fonctionnalité pour gérer efficacement les encaissements constatés d'avance.

Question : Est-il possible de supprimer le terme "provisoire" du titre de la facture dans Yoplanning ?

Réponse : Sur Yoplanning, les documents intitulés "factures provisoires" correspondent en fait à des commandes. Nous utilisons l'expression "facture provisoire" parce que, dans le secteur des prestations de service, le paiement est souvent effectué à l'avance. Ce terme est donc plus compréhensible pour les clients finaux.

Dans le domaine des prestations de service, les factures officielles ne sont émises qu'après la réalisation de la prestation. Voici comment cela fonctionne dans Yoplanning :

• Avec le module de facturation : La facture définitive est automatiquement générée un certain nombre de jours après la prestation, selon les paramètres définis pour votre Team.

• Sans le module de facturation : Il incombe à l'utilisateur de créer un document de facturation en dehors de l'application Yoplanning.

Il est crucial de noter que l'utilisation du mot "Facture" en en-tête d'un document est soumise à une réglementation fiscale stricte. Ce terme ne peut pas être employé sur un document qui n'est pas une véritable facture. Pour respecter cette réglementation, le terme "provisoire" est donc nécessaire pour distinguer ces documents préliminaires des factures finales officielles.

En résumé, il n'est pas possible de supprimer le terme "provisoire" du titre des factures provisoires dans Yoplanning sans compromettre la clarté et la conformité réglementaire de ces documents.

Ce document s'adresse aux cabinets comptables qui souhaitent intégrer via import de fichier les comptes de Yoplanning.

Prérequis : La Team doit avoir souscrit le module facturation. Avoir renseigné correctement le plan comptable.

Vous êtes comptable, demandez à votre client de vous inviter sur Yoplanning avec un accès comptable. Une fois votre compte Yoplanning créé, vous pouvez avoir accès à autant de clients que vous voulez avec les mêmes identifiants.

Les exports disponibles sont les suivants :

• Journal de caisse.

• Journal de vente

• Journal OD (Affectation du chiffre d'affaires aux différents staffs qui les ont encadrés.)

Notices concernant le journal de caisse et journal de vente.

2 choix possible à déterminer au départ :

(Ceci est modifiable dans les paramètres de la team)

Type "Quadra" Import que du journal de Vente : (format Excel) Donc traiter toutes les écritures au global et reconstituer la caisse avec la banque.

Type "CEGID" Import du journal de vente + Journal de caisse. Cela implique le lettrage automatique par N° de pièce entre les deux journaux. Ceci permet un suivi des acomptes et encaissements plus précis et permet de réconcilier les paiements et la banque.

Le principe de fonctionnement

Pour la grande majorité de nos clients, la plupart des transactions sont des acomptes, car les prestations sont prévues dans le futur de la date de paiement. Futur plus ou moins lointain selon les cas, de plusieurs mois à quelques minutes.

Les journaux sont donc organisés comme suit :

Journal de caisse, les acomptes sont aux 419, les règlements de facture aux 411 avec une contrepartie de la caisse au 530 (tout mode de paiement confondu, vous avez une distinction de mode de règlement en cpt auxiliaire)

Journal de vente, établie au moment de la facture avec tous les acomptes au 419, le reste à régler au 411 et toutes les ventilations en contrepartie (cpt 7 et tva )

Chaque ligne à un numéro de pièce qui permet de faire les rapprochements bancaires de façon automatisée. (voir les exemples en fin de document)

Note : En raison des spécificités métier, la plupart des encaissements sont en fait des acomptes, car les factures ne peuvent être émises qu'à la fin de la prestation. Les réservations et paiements ont lieu majoritairement avant la prestation. Cela explique la grande quantité de lignes au 419 dans les journaux. Pour faciliter le rapprochement bancaire, lorsqu'il n'est pas possible de le faire via les référence de paiement trouvées dans la colonne des numéros de pièce, nous avons ajouté dans l'auxiliaire du journal de vente le numéro des factures correspondantes. De plus, dans le journal de caisse, une colonne supplémentaire (supprimable avant import si nécessaire) indique le numéro de facture associé à l'encaissement (lorsqu'il est connu). étant entendu que selon la date à laquelle vous faites l'export de caisse. Il se peut que les factures n'aient pas été encore émises.

Le plan comptable paramétrable :

1. Compte de vente (par défaut 411000) paramétrable au niveau de la Team (ainsi que le mois de début d'exercice comptable et le format d'export préféré par le cabinet.

2. Comptes de produits (par défaut 706000) à renseigner dans chaque produit, section comptabilité. Conseil d'utilisation : différencier le compte de produits selon si leurs TVA diffère ou la nature de la prestation.

3. Compte de matériel (par défaut 707000) ce sont toutes les options ou les choses vendues qui ne sont pas planifiées. Conseil d'utilisation : Attention, les comptes sont différents selon la nature de la chose, la valeur par défaut correspond à de la marchandise (un teeshirt par exemple)

4. Compte de TVA, (pas de valeur par défaut) pour chaque taux de TVA différent vous devez renseigner le compte de TVA exemple 445020 pour la TVA à 20%.

Exemples de Journaux :

Méthode de réconciliation

Pour faire le rapprochement entre le journal de caisse et le journal de vente, vous pouvez vous fier au numéro de pièce. La référence indiquée lorsqu'il s'agit d'un compte 419 au moment de l'enregistrement de la caisse, c'est-à-dire que la facture n'existe pas, Dans la colonne numéro de pièce du journal de caisse, la référence indique l'identifiant du paiement. Cette référence, vous pouvez la retrouver dans l'export du journal de vente, dans la même colonne numéro de pièce.

Si votre outil de comptabilité ne permet pas un rapprochement automatique par numéro de pièce, ou que vous n'importez pas le journal de caisse, vous pouvez faire les rapprochements via les informations complémentaires que nous avons glissées dans le journal de vente au niveau de la colonne auxiliaire et dans le journal de caisse au niveau d'une colonne additionnelle numéro de facture.

Note : Attention, ne pas confondre dans le journal de caisse, la référence du numéro de pièce indiquée n'est pas une référence de commande, mais bien la référence du paiement. En effet, les références de commandes peuvent éventuellement changer, car elles peuvent être fusionnées, annulées, transformées, alors que le journal de caisse, lui, est inamovible.

Modalité d'export des données :

Journal de caisse :

Le journal est généré dynamiquement à chaque saisie d'un règlement dans la caisse de Yoplanning. L'utilisateur peut télécharger le CSV défini selon le filtre de la liste de paiement. Donc pour une période définie.

Si vous désirez le détail par mode de règlements, vous avez un export Excel de la caisse dans la liste des paiements.

Journal de Vente :

Le journal de vente est généré à l'émission d'une facture et à l'annulation de celle-ci (Avoir). Le téléchargement du journal se fait dans Commande / Onglet Facture dans le menu trois petits points en haut à droite. La période du téléchargement se fait selon le filtre que vous avez renseigné dans la liste des factures.

Journal OD

Prérequis : il faut que les honoraires des encadrants aient été générés via l'application Yoplanning

L'accès à ce journal se fait depuis la liste des honoraires. En sélectionnant les honoraires des staffs, un bouton permet de générer le journal OD.

Attention, le temps de génération peut être long si vous choisissez beaucoup de fiches d'honoraires. (Nous déconseillons de le faire pour une saison complète. Découpez vos appels en mois au maximum.)

Le journal des OD est un journal spécifique aux structures qui utilisent des travailleurs indépendants dans le cadre de l'encaissement pour compte de tiers. Cela permet de rapprocher le chiffre d'affaires réalisé par chacun des clients par le professionnel qui l'a encadré et de faire ressortir la marge effectuée par la structure.

Ce journal représente session par session toutes les lignes d'affectation du chiffre d'affaires de toutes les prestations. Pour une session sur le planning, cela génère 8 lignes dans le journal OD. Voir l'exemple ci-dessous.

Note : Lors d'un stage de six jours par exemple, l'ensemble du stage est découpé en sessions puis envoyé dans le journal des OD car selon les jours et selon les sessions les encadrants peuvent être différents. ce qui explique que le journal des OD va avoir un grand nombre de lignes.

L'attestation de conformité de la caisse est un document officiel exigé par la loi française pour certifier que le système de caisse d'une entreprise respecte les normes en vigueur. Cette attestation est nécessaire pour garantir l'intégrité, la sécurisation et la conservation des données de transaction de manière à éviter la fraude fiscale.

• Année : 2018

• Textes de Loi : Article 88 de la loi de finances pour 2016, Décret n°2017-151

• Normes : NF 525

Télécharger l'attestation de conformité de la caisse

Introduction

La transition vers la facturation électronique devient une obligation en France, et l’une des normes les plus utilisées pour cela est Factur-X. Ce format hybride combine un PDF lisible et un fichier XML intégré, permettant une lecture humaine tout en facilitant l’automatisation des traitements comptables.

Avec Yoplanning.pro, toutes les factures générées respectent la norme Factur-X, garantissant une conformité légale, une intégration fluide avec les logiciels comptables et une gestion simplifiée des transactions.

Pourquoi adopter Factur-X ?

• Conformité légale : Factur-X répond aux obligations de facturation électronique imposées par la loi française et européenne.

• Automatisation du traitement comptable : Grâce aux données XML intégrées, les factures peuvent être lues et intégrées automatiquement dans les logiciels comptables.

• Interopérabilité : Ce format est compatible avec de nombreux outils de gestion comptable et avec Chorus Pro.

• Lisibilité améliorée : Le fichier PDF permet une lecture humaine classique, tandis que le fichier XML facilite l’exploitation numérique des données.