Notice comptable pour la France (module facturation)
Ce document s'adresse aux cabinets comptables qui souhaitent intégrer via import de fichier les comptes de Yoplanning.
Prérequis : La Team doit avoir souscrit le module facturation. Avoir renseigné correctement le plan comptable.
Vous êtes comptable, demandez à votre client de vous inviter sur Yoplanning avec un accès comptable. Une fois votre compte Yoplanning créé, vous pouvez avoir accès à autant de clients que vous voulez avec les mêmes identifiants.
Les exports disponibles sont les suivants :
Journal de caisse.
Journal de vente
Journal OD (Affectation du chiffre d'affaires aux différents staffs qui les ont encadrés.)
Notices concernant le journal de caisse et journal de vente.
2 choix possible à déterminer au départ :
(Ceci est modifiable dans les paramètres de la team)
Type "Quadra" Import que du journal de Vente : (format Excel) Donc traiter toutes les écritures au global et reconstituer la caisse avec la banque.
Type "CEGID" Import du journal de vente + Journal de caisse. Cela implique le lettrage automatique par N° de pièce entre les deux journaux. Ceci permet un suivi des acomptes et encaissements plus précis et permet de réconcilier les paiements et la banque.
Le principe de fonctionnement
Pour la grande majorité de nos clients, la plupart des transactions sont des acomptes, car les prestations sont prévues dans le futur de la date de paiement. Futur plus ou moins lointain selon les cas, de plusieurs mois à quelques minutes.
Les journaux sont donc organisés comme suit :
Journal de caisse, les acomptes sont aux 419, les règlements de facture aux 411 avec une contrepartie de la caisse au 530 (tout mode de paiement confondu, vous avez une distinction de mode de règlement en cpt auxiliaire)
Journal de vente, établie au moment de la facture avec tous les acomptes au 419, le reste à régler au 411 et toutes les ventilations en contrepartie (cpt 7 et tva )
Chaque ligne à un numéro de pièce qui permet de faire les rapprochements bancaires de façon automatisée. (voir les exemples en fin de document)
Note : En raison des spécificités métier, la plupart des encaissements sont en fait des acomptes, car les factures ne peuvent être émises qu'à la fin de la prestation. Les réservations et paiements ont lieu majoritairement avant la prestation. Cela explique la grande quantité de lignes au 419 dans les journaux. Pour faciliter le rapprochement bancaire, lorsqu'il n'est pas possible de le faire via les référence de paiement trouvées dans la colonne des numéros de pièce, nous avons ajouté dans l'auxiliaire du journal de vente le numéro des factures correspondantes. De plus, dans le journal de caisse, une colonne supplémentaire (supprimable avant import si nécessaire) indique le numéro de facture associé à l'encaissement (lorsqu'il est connu). étant entendu que selon la date à laquelle vous faites l'export de caisse. Il se peut que les factures n'aient pas été encore émises.
Le plan comptable paramétrable :
Compte de vente (par défaut 411000) paramétrable au niveau de la Team (ainsi que le mois de début d'exercice comptable et le format d'export préféré par le cabinet.
Comptes de produits (par défaut 706000) à renseigner dans chaque produit, section comptabilité. Conseil d'utilisation : différencier le compte de produits selon si leurs TVA diffère ou la nature de la prestation.
Compte de matériel (par défaut 707000) ce sont toutes les options ou les choses vendues qui ne sont pas planifiées. Conseil d'utilisation : Attention, les comptes sont différents selon la nature de la chose, la valeur par défaut correspond à de la marchandise (un teeshirt par exemple)
Compte de TVA, (pas de valeur par défaut) pour chaque taux de TVA différent vous devez renseigner le compte de TVA exemple 445020 pour la TVA à 20%.
Exemples de Journaux :
Méthode de réconciliation
Pour faire le rapprochement entre le journal de caisse et le journal de vente, vous pouvez vous fier au numéro de pièce. La référence indiquée lorsqu'il s'agit d'un compte 419 au moment de l'enregistrement de la caisse, c'est-à-dire que la facture n'existe pas, Dans la colonne numéro de pièce du journal de caisse, la référence indique l'identifiant du paiement. Cette référence, vous pouvez la retrouver dans l'export du journal de vente, dans la même colonne numéro de pièce.
Si votre outil de comptabilité ne permet pas un rapprochement automatique par numéro de pièce, ou que vous n'importez pas le journal de caisse, vous pouvez faire les rapprochements via les informations complémentaires que nous avons glissées dans le journal de vente au niveau de la colonne auxiliaire et dans le journal de caisse au niveau d'une colonne additionnelle numéro de facture.
Note : Attention, ne pas confondre dans le journal de caisse, la référence du numéro de pièce indiquée n'est pas une référence de commande, mais bien la référence du paiement. En effet, les références de commandes peuvent éventuellement changer, car elles peuvent être fusionnées, annulées, transformées, alors que le journal de caisse, lui, est inamovible.
Modalité d'export des données :
Journal de caisse :
Le journal est généré dynamiquement à chaque saisie d'un règlement dans la caisse de Yoplanning. L'utilisateur peut télécharger le CSV défini selon le filtre de la liste de paiement. Donc pour une période définie.
Si vous désirez le détail par mode de règlements, vous avez un export Excel de la caisse dans la liste des paiements.
Journal de Vente :
Le journal de vente est généré à l'émission d'une facture et à l'annulation de celle-ci (Avoir). Le téléchargement du journal se fait dans Commande / Onglet Facture dans le menu trois petits points en haut à droite. La période du téléchargement se fait selon le filtre que vous avez renseigné dans la liste des factures.
Journal OD
Prérequis : il faut que les honoraires des encadrants aient été générés via l'application Yoplanning
L'accès à ce journal se fait depuis la liste des honoraires. En sélectionnant les honoraires des staffs, un bouton permet de générer le journal OD.
Attention, le temps de génération peut être long si vous choisissez beaucoup de fiches d'honoraires. (Nous déconseillons de le faire pour une saison complète. Découpez vos appels en mois au maximum.)
Le journal des OD est un journal spécifique aux structures qui utilisent des travailleurs indépendants dans le cadre de l'encaissement pour compte de tiers. Cela permet de rapprocher le chiffre d'affaires réalisé par chacun des clients par le professionnel qui l'a encadré et de faire ressortir la marge effectuée par la structure.
Ce journal représente session par session toutes les lignes d'affectation du chiffre d'affaires de toutes les prestations. Pour une session sur le planning, cela génère 8 lignes dans le journal OD. Voir l'exemple ci-dessous.
Note : Lors d'un stage de six jours par exemple, l'ensemble du stage est découpé en sessions puis envoyé dans le journal des OD car selon les jours et selon les sessions les encadrants peuvent être différents. ce qui explique que le journal des OD va avoir un grand nombre de lignes.
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