Comment générer une facture définitive pour mon client

Objectif de la fonctionnalité

La génération d’une facture définitive permet de transformer une commande ou une "facture provisoire" en un document comptable officiel portant la mention "facture" et un numéro de pièce, répondant ainsi aux exigences légales en France. Cela garantit la validité fiscale du document. Une fois la commande finalisée en facture définitive, elle ne sera plus modifiable.

Étapes pour générer une facture définitive :

1. Accéder à la liste des commandes Depuis votre tableau de bord, allez dans le menu principal de Yoplanning et cliquez sur "Commandes" pour voir la liste des commandes passées.

2. Ouvrir la commande à finaliser Recherchez la commande que vous souhaitez transformer en facture définitive. Cliquez sur celle-ci pour afficher les détails.

3. Finaliser la commande En haut à droite de la fenêtre de commande, cliquez sur le menu à trois petits points (symbolisant les options supplémentaires). Sélectionnez "Finaliser la commande" dans la liste déroulante.

4. Valider la finalisation La commande est maintenant bloquée, c'est-à-dire que ni les informations de la commande ni les sessions associées ne pourront être modifiées. Cela inclut l’affectation des staffs et les dates de prestation sur le planning. Cependant, l'état de paiement de la commande n'a pas d'impact à ce stade : il est toujours possible d'effectuer des encaissements ou des remboursements après la finalisation de la facture.

Conseils d’utilisation

• Automatisation des factures : Si vous avez souscrit à l’option comptabilité, vous pouvez paramétrer la transformation automatique des commandes en factures définitives à la fin de chaque prestation. Cela garantit que la chronologie des factures respecte les règles fiscales françaises.

• Compatibilité avec Pennylane : Si vous utilisez le logiciel comptable Pennylane, les factures générées dans Yoplanning seront automatiquement synchronisées avec Pennylane, facilitant ainsi votre gestion comptable. Plus d'information, cliquez ici

Problèmes courants et solutions

• Factures non finalisées automatiquement : Si vos commandes ne se transforment pas en facture définitive automatiquement, contactez le support technique de Yoplanning pour activer cette option.

• Erreur lors de la finalisation : Si une erreur survient lors de la finalisation d'une commande, vérifiez que toutes les informations comptables sont à jour (Enseignement des comptes comptables est obligatoire pour pouvoir finaliser une facture aussi bien pour les produits que pour les taxes.)

• Réouvrir une facture finalisée: cela consiste en réalité à générer un avoir de la facture, voire l'article dédié en cliquant ici

Attention : Une fois finalisée, la commande et les informations associées sont bloquées. Assurez-vous que toutes les informations soient correctes avant de procéder à la finalisation.