Inscription de groupe ou un séminaire

Introduction à la fonctionnalité d'inscription de groupe

L'inscription de groupe sur Yoplanning.pro est une fonctionnalité conçue pour faciliter la gestion des réservations pour les groupes, classes, ou séminaires d'entreprise. Elle offre une flexibilité dans la facturation, soit au nombre de participants, soit à la session, et permet une gestion simplifiée des inscriptions, même en cas de modification du nombre de participants.

Comment utiliser l'inscription de groupe

1. Réflexion préalable sur la facturation : Avant de procéder à l'inscription d'un groupe, déterminez le mode de facturation adapté à votre besoin : par participant ou par session. Cette décision influence la manière dont vous saisirez l'inscription.

2. Choix du produit : Selon votre situation, vous pouvez utiliser des produits standards ou spécifiques pour les groupes. Pour les séminaires d'entreprise fréquents, un produit générique personnalisable est recommandé.

3. Création de la session : Dans le planning, créez une session à la date et heure prévues. Si la session est un devis et n'est pas encore confirmée, marquez-la comme non assignée pour éviter de bloquer des ressources inutilement.

4. Ajout d'un participant : Après avoir sauvegardé la session, ajoutez un participant en recherchant parmi les participants existants ou en créant un nouveau. Utilisez les champs nom et prénom pour désigner un groupe ou une classe si nécessaire. Pour une gestion plus facile, séparez les inscriptions par besoin spécifique ou par groupe encadré.

5. Modification de la quantité : Modifiez la quantité en sélectionnant la ligne et en utilisant la case à cocher pour indiquer le nombre exact de participants. Si le nombre de participants est inconnu au moment de la saisie et que la facturation est par session, cela n'affectera pas le devis.

6. Finalisation de l'inscription : Comme à l'accoutumée, cliquez sur "vendre" pour générer une commande que vous pourrez imprimer sous forme de devis.

Note : sachez qu'il est possible dans les commandes, si vous ne voulez pas dans le devis, affiché tous les tarifs en détail de toutes les activités de regrouper l'ensemble des activités de votre commande en une seule ligne qui totalise les différentes activités. Il faut savoir qu'en revanche, au moment de la facture définitive, toutes les lignes seront à nouveau visibles, une par une pour respecter la législation sur la traçabilité des activités et de l'encadrement. Plus d'informations, cliquez ici

Conseils d'utilisation et bonnes pratiques

• Préférez la facturation par session pour simplifier la gestion et l'inscription, surtout si le nombre de participants est susceptible de changer.

• Séparez les inscriptions par besoin spécifique pour une meilleure organisation et facilité de gestion sur le planning.

• Utilisez un produit générique pour les séminaires d'entreprise fréquents, que vous pouvez personnaliser pour chaque événement.

Erreurs courantes et solutions

• Modification du nombre de participants : Si le nombre de participants change, vous pouvez le modifier facilement dans l'inscription. Si la facturation est par session, ce changement n'affectera pas le devis.

• Blocage de ressources par erreur : Si une session est marquée par erreur comme assignée et bloque des ressources, modifiez son statut en "non assigné" jusqu'à confirmation de l'activité.

En suivant ces étapes et conseils, vous optimiserez l'utilisation de la fonctionnalité d'inscription de groupe sur Yoplanning.pro, facilitant ainsi la gestion des réservations de groupe tout en répondant efficacement aux besoins spécifiques de chaque client.