Gérer le flux d'entrée avec des heures de rendez-vous définies pour le public

Optimisez la gestion des flux d'entrée et des briefings dans votre parc d'activités avec des sessions programmées et un suivi en temps réel des participants.

La gestion efficace du flux d'entrée avec des heures de rendez-vous pour le public est essentielle dans les parcs d'activités, permettant de contrôler le nombre de visiteurs présents à un instant T et d'organiser les arrivées avec des sessions de briefing. Voici comment utiliser Yoplanning.pro pour optimiser cette gestion.

À quoi sert cette fonctionnalité?

Cette fonctionnalité permet de planifier des sessions d'activité (par exemple, de 8h à 18h) avec un nombre maximum de participants, d'inscrire les visiteurs en ligne, et de gérer le nombre de personnes présentes dans le parc en temps réel. Elle offre aussi la possibilité de configurer des sessions de briefing à heures fixes pour échelonner les arrivées des clients.

Comment l'utiliser?

1. Création de la session d'activité

   • Accédez au tableau de bord de Yoplanning.pro.

   • Allez dans la section "Sessions" et cliquez sur "Ajouter une session".

   • Définissez les détails de la session : donnez-lui un nom (par exemple, "Session Parc 8h-18h"), définissez l'heure de début (8h) et de fin (18h), et fixez le nombre maximum de participants (500).

2. Inscription en ligne

   • Assurez-vous que la session est visible et accessible pour l'inscription en ligne via votre module de réservation.

   • Les clients peuvent s'inscrire en sélectionnant la session et en remplissant les informations requises.

3. Gestion des sorties

   • Lorsqu'un participant quitte le parc, ouvrez la session concernée depuis la section "Sessions".

   • Trouvez le participant dans la liste et retirez-le (clique sur la poubelle) de la session pour mettre à jour le nombre de participants présents. Important: répondez NON lorsque Yoplanning demande si vous voulez modifier la commande.

4. Configuration de l'option briefing

   • Toujours dans la session, configurez une option obligatoire nommée "Briefing".

   • Associez cette option à une ressource avec des features multipliées représentant les heures de briefing (9h, 10h, 11h).

   • Définissez le nombre maximal de participants pour chaque créneau de briefing pour contrôler les arrivées.

Conseils d'utilisation et bonnes pratiques

• Mise à jour régulière : Veillez à actualiser le nombre de participants en temps réel pour une gestion précise du flux.

• Communication claire : Informez les clients de l'importance du choix de l'heure de briefing lors de l'inscription. De façon à minimiser l'attente

Problèmes courants et solutions

• Surcapacité : En cas de surcapacité, envisagez d'ajouter des créneaux de briefing supplémentaires ou d'augmenter le nombre maximum de participants par session, si l'espace le permet.

• Annulations : Si un participant annule, mettez à jour la session rapidement pour libérer une place pour un nouveau participant.

• Retards : Encouragez les participants à arriver à l'heure pour leur briefing en communiquant clairement l'heure et le lieu du rendez-vous.

En suivant ces étapes et conseils, vous pourrez gérer efficacement le flux d'entrée dans votre parc d'activités, en assurant une expérience agréable et sécurisée pour tous les participants.