Contrôle hebdomadaire de la validation des commandes en facture définitive

Introduction

Un contrôle régulier des commandes en attente de validation est essentiel pour assurer une facturation fluide et conforme. Bien que Yoplanning procède à une validation automatique selon certains critères, un contrôle hebdomadaire permet d'identifier les commandes qui n'ont pas été finalisées pour diverses raisons.

À quoi sert cette fonctionnalité ?

Grâce à cette fonctionnalité, les équipes ayant souscrit à l’option "comptabilité" peuvent facilement identifier les commandes non finalisées et éviter tout retard dans la facturation. Un contrôle hebdomadaire permet de repérer ces cas et d’assurer une gestion comptable efficace.

Étapes pour utiliser cette fonctionnalité

1. Accéder au menu Commandes: Depuis le planning, dans le menu de gauche, cliquez sur "Commandes".

2. Définir la période à contrôler :

   • Sélectionnez la période pour laquelle vous souhaitez vérifier la validation des factures.

   Conseil : Choisissez comme date de début la date de début de votre exercice comptable et comme date de fin, celle d'aujourd'hui moins le nombre de jours prédéterminé dans vos paramètres pour la validation automatique.

3. Appliquer les filtres nécessaires :

   • Activez l'icone par date des sessions.

   • Dans le filtre Revendeur, sélectionnez Sans.

4. Ajouter des filtres avancés :

   • Cliquez sur Filtres.

   • Dans le filtre Statut, choisissez Non finalisé.

5. Analyser les résultats :

   • La liste affichera toutes les commandes qui n'ont pas été finalisées.

   • Ces commandes nécessitent une validation manuelle.

Conseils d'utilisation

• Planification régulière : Effectuez ce contrôle chaque semaine pour assurer que toutes les commandes sont validées en temps opportun et éviter les retards dans la facturation.

• Analyse des non finalisées : Si certaines commandes réapparaissent régulièrement comme non finalisées, vérifiez s'il y a un problème récurrent à résoudre (produits manquants, informations incomplètes, etc.).

Voir article FAQ : Pourquoi certaines commandes ne se transforment pas en facture définitive ?

Problèmes courants et solutions

• Problème: Commande bloquée à cause d'informations manquantes Solution: Assurez-vous que toutes les informations nécessaires sont présentes dans la commande (nom du client, produits/services associés, etc.). Vérifiez les articles non finalisés pour en comprendre les causes.

• Problème: Erreur dans les dates de session Solution: Si vous ne trouvez pas de résultats, vérifiez que les dates de session sont correctement sélectionnées dans les filtres.

En suivant ces étapes, vous pouvez garantir un processus de facturation fluide et complet dans Yoplanning.